Michalina Ossowska

NARZĘDZIA GOOGLE

Narzędzia Google

Google zna chyba każdy. Najczęściej kojarzy nam się z wyszukiwarką internetową, która zna odpowiedź na prawie każde pytanie. A czy znasz narzędzia Google? Prowadząc biznes, możesz korzystać z wielu ciekawych rozwiązań, które umożliwia ten internetowy gigant. W tym artykule opiszę najciekawsze funkcje poczty, kalendarza i dysku, z których sama korzystam na co dzień. 

Google Workspace

Jednym z podstawowych narzędzi, które warto wykorzystać prowadząc firmę jest Google Workspace. Możliwe, że znasz je pod nazwą G Suite, ponieważ jakiś czas temu zmienił swoją nazwę. Jest to narzędzie dedykowane bezpośrednio firmom.

Pakiet zawiera między innymi:

  • Gmail – bezpieczną pocztę spełniającą wymogi RODO
  • Google Docs – narzędzie umożliwiające tworzenie dokumentów tekstowych
  • Google Drive – służący do przechowywania danych i plików
  • Kalendarz
  • Czat, dzięki któremu możesz komunikować się z innymi użytkownikami

Jakiś czas temu wspominałam o tym  w moim artykule o  narzędziach dla Wirtualnych Asystentek, a dzisiaj chcę przedstawić bardziej szczegółowe możliwości.

Poczta Google

Prowadząc biznes, warto korzystać z poczty, którą znajdziesz właśnie we wspomnianym wyżej pakiecie Google Workspace. Zastanawiasz się pewnie, czym różni się ona od tradycyjnego Gmaila? Przede wszystkim bezpieczeństwem oraz tym, że spełnia wszystkie wymagania RODO. Domyślna pamięć poczty zaczyna się od 30 GB na użytkownika. Poczta w ramach Google Workspace jest również objęta wsparciem pomocy technicznej, więc w razie jakichkolwiek problemów nie musisz się martwić i szukać rozwiązań na własną rękę.

Funkcje poczty, które ułatwią Twoją pracę:

  • Filtrowanie wiadomości i odkładanie nieprzeczytanych maili na później
  • Planowanie godziny, w jakiej mail ma zostać wysłany – możesz napisać maila nawet w środku nocy, a jego wysyłkę zaplanować na konkretną godzinę następnego dnia. 
  • Dodawania sygnatury, czyli podpisu. Możesz ustawić kilka podpisów (stopkę), które będą dołączone do każdej wysłanej przez Ciebie wiadomości, dzięki czemu nie musisz pamiętać o podpisie przy każdym wysłanym mailu. Podpisów może być kilka np. osobny do wersji polskiej, a osobny do angielskiej, dzięki czemu wybierzesz sobie potrzebny w danej chwili.
  • Dodawanie zakładek/kategorii – ta funkcja bardzo ułatwia pracę. Współpracując z kilkoma Klientami i otrzymując codziennie wiele maili, stworzenie kategorii jest świetnym rozwiązaniem, które ułatwia utrzymanie porządku na skrzynce pocztowej. 
  • Szablony maili – poczta umożliwia również tworzenie szablonów wiadomości. Dzięki temu nie musisz każdorazowo tworzyć tej samej odpowiedzi na często powtarzające się pytanie. Szablon wyślesz za pomocą jednego kliknięcia i możesz dodać w nim swój podpis. 
  • Integracja poczty z Asaną – Asana to jedno z moich ulubionych narzędzi, o których więcej przeczytasz w moim artykule, w którym opisałam aplikacje ułatwiające planowanie pracy. Korzystając z tego rozwiązania, możesz tworzyć zadania i projekty w Asanie bezpośrednio ze skrzynki pocztowej Google. Z poziomu poczty możesz też ustawić zadania jako ukończone oraz wyszukiwać je bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej. Dzięki integracji, możemy zaznaczyć email jako zadanie.

Dysk Google

To narzędzie, dzięki któremu możesz przechowywać pliki i dane w bezpiecznym miejscu na chmurze. Korzystając z dysku Google, masz do niego dostęp właściwie w każdym miejscu, wystarczy tylko, że zalogujesz się na swoje konto. Dostępny jest też w formie aplikacji na telefon. Dysk może obsłużyć aż 100 różnych formatów (np. DOC i DOCX, XLS, XLSX, PDF, SVG, ZIP i RAR i wiele, wiele innych). Jest zintegrowany z dokumentami, arkuszami oraz Prezentacjami Google, dzięki czemu użytkownicy mogą tworzyć wspólnie nowe dokumenty w czasie rzeczywistym. Obsługa dysku jest bardzo prosta i intuicyjna. Możesz dodać do niego dostęp wybranym osobom, np. Klientom lub udostępnić tylko pojedyncze foldery czy pliki.  Jeżeli pracujemy na komputerze w MS Office, to niestety czasami googlowskie rozwiązania zmieniają format i wygląd wizualny dokumentu. Po pobraniu na dysk dokument może wyglądać inaczej (np. przestawione marginesy).

Bezpłatnie możesz przechowywać do 15 GB danych. Możesz też dokupić przestrzeń na dysku. Tak prezentują się ceny:

  • 100 GB za 8,99 zł/miesięcznie;
  • 200 GB za 13,99 zł/miesięcznie;
  • 2 TB za 469,99 zł/miesięcznie.

Jak możemy wyczytać na stronie https://support.google.com/ : ”Google automatycznie sprawdza, czy pliki udostępnione Ci spoza organizacji nie zawierają phishingu lub złośliwego oprogramowania. Za każdym razem, kiedy udostępnisz plik poza swoją firmową sieć otrzymasz powiadomienie, że jest to ryzykowne i niezalecane. W przypadku wykrycia zagrożeń Google blokuje Ci dostęp do pliku, aby Cię chronić”. Nie musisz martwić się więc o bezpieczeństwo.

Kalendarz Google

Papierowe kalendarze coraz bardziej tracą na popularności. Na ich miejsce już dawno weszły kalendarze elektroniczne. Jednym z najbardziej znanych jest Kalendarz Google. Osobiście uwielbiam to narzędzie. Wykorzystuję je zarówno do pracy jak i do planowania życia prywatnego. 

Najważniejsze funkcje kalendarza Google to między innymi:

  • Możliwość ustawiania cyklicznych spotkań
  • Dodawanie osób, które mają uczestniczyć w zaplanowanym wydarzeniu
  • Ustawianie przypomnień
  • Udostępnianie kalendarza wybranym osobom lub współpracownikom
  • Oznaczanie wydarzeń za pomocą kolorów, dzięki czemu wszystko jest przejrzyste i czytelne
  • Ustawianie wydarzeń prywatnych – to przydatna opcja, jeśli udostępniasz swój kalendarz innym, a nie chcesz, żeby mieli oni dostęp do Twoich prywatnych wydarzeń
  • Wysyłanie maili do uczestników wydarzenia z poziomu kalendarza, dzięki czemu nie musisz tracić czasu na pisanie maili w Gmailu
  • Tworzenie listy zadań na konkretny dzień
  • integracja kalendarzy wewnątrz Google np. jeśli masz konto firmowe u Klienta i dostęp do jego kalendarza, to możesz zintegrować go z Google (o ile zabezpieczenia ze strony Klienta na to pozwalają).

A jeśli lubisz tradycyjne, papierowe kalendarze, możesz pobrać kalendarz Google w formie PDF i go wydrukować. 

Formularze Google

To narzędzie umożliwia tworzenie ankiet, dzięki którym możesz np. sprawdzić potrzeby klienta. Wyniki ankiet pokazywane są w Arkuszach oraz w formie prezentacji procentowej.  Możesz tworzyć ankiety jednokrotnego lub wielokrotnego wyboru, pytania mogą być obligatoryjne lub dowolne. Narzędzie pozwala na dostosowanie wyglądu formularza, co z kolei  możesz wykorzystać do odzwierciedlenia wyglądu Twojej marki. Do wyboru masz różne formy pytań, którym możesz dowolnie zmieniać kolejność.

Google daje wiele możliwości. Zarówno użytkownikom prywatnym jak i przedsiębiorcą. Ja opisałam te, które z czystym sumieniem mogę polecić i z których korzystam na co dzień. Część funkcji dostępna jest całkowicie za darmo, za inne trzeba zapłacić. Wszystko zależy od tego, jak duże masz wymagania i oczekiwania.

Jestem ciekawa, z jakich narzędzi Google Wy korzystacie najczęściej? Czekam na Wasze komentarze.

Leave a Comment

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.