Michalina Ossowska

Non classé

Workation – czy to dobry wybór?

Workation - czy warto połączyć pracę z wakacjami?

Kilka dni temu w social mediach wspominałam, że jeszcze w tym roku chcemy z mężem i dziećmi wyjechać na urlop, ale w formie workation. Jest to od niedawna dość popularna forma pracy. Czym właściwie jest, na czym dokładnie polega i czym różni się od zwykłych wakacji – o tym w dzisiejszym artykule.

Na czym polega workation?

Workation jest inaczej znane jako „pracowakacje”. I choć na pierwszy rzut oka trend związany z łączeniem pracy i urlopu może wydawać się dość sprzeczny, okazuje się, że jest coraz bardziej popularny. Wraz z sytuacją wywołaną pandemią praca zdalna stała się czymś całkowicie normalnym. Część zadań możemy wykonywać właściwie z każdego miejsca na świecie. Dzięki temu, że praca zdalna nie jest już niczym niezwykłym, mamy do czynienia z rozwojem nowego zjawiska — workation.

Mówiąc najprościej workation to połączenie pracy i urlopu. Oznacza to mniej więcej, że w określonym czasie wypełniasz swoje służbowe obowiązki, a po zamknięciu laptopa idziesz na plażę, kładziesz się na leżaku z drinkiem w ręce lub udajesz się na wycieczkę w góry. Wszystko zleży od tego, jakie miejsce na „praco-wakacje” wybierzesz.

Co społeczeństwo myśli na temat workation?

Badania przeprowadzone przez grupę Grant Thornton pokazały, że ponad 75% ankietowanych bez większego problemu zdecydowałoby się na wyjazd wakacyjny połączony z pracą. Większość ankietowanych w odpowiedzi na pytanie, na jak długo byłoby w stanie wyjechać, odpowiedziało, że „bez ograniczeń”. Podobna liczba osób stwierdziła, że najlepszą dla nich opcją byłby wyjazd na 1-2 miesiące. 

Własna firma a workation – czy to możliwe?

Czy będąc przedsiębiorcą możesz pozwolić sobie na połączenie wakacji i pracy? Tak naprawdę zależy to od tego, czym się zajmujesz. Ja będąc Wirtualną Asystentką całą swoją pracę wykonuję zdalnie, w zaciszu domowego biura. Nie ma dla mnie znaczenia, czy pracuję z domu, z kawiarni czy z pokoju hotelowego na drugim końcu świata.

Decydując się na workation jako przedsiębiorca najważniejszą rzeczą jest zorganizowanie pracy w taki sposób, aby wyjazd nam jej w żaden sposób nie utrudnił. Warto upewnić się, czy w miejscu, które wybieramy na wczasy połączone z pracą, jest dobry dostęp do Internetu. Jeśli zdecydujesz się na wyjazd za granicę, gdzie strefa czasowa różni się od tej w Polsce, warto poinformować Klientów o tym fakcie i wyznaczyć godziny, w jakich będziecie się ze sobą kontaktować.

Jeśli współpracujesz z zespołem, dobrze jest wyznaczyć jedną osobę, która będzie Cię reprezentować. Będzie to przydatne w sytuacji, kiedy nie będzie z Tobą kontaktu np. w czasie podróży samolotem lub w razie problemów z Internetem. Możesz też skorzystać z pomocy Wirtualnej Asystentki. Chętnie pomogę Ci w organizacji Twojej pracy, kiedy będziesz przebywać na workation.

Jak zaplanować workation?

Przede wszystkim wyznacz reguły, których będziesz przestrzegać:

  1. Ustal konkretne godziny pracy – jeśli postanowisz pracować codziennie od 7 do 15 trzymaj się tych godzin, wtedy będziesz mieć pewność, że wszystkie zadania zostaną wykonane we właściwym czasie.
  2. Zabierz ze sobą niezbędne narzędzia do pracy. Przed wyjazdem spisz bez czego nie wyobrażasz sobie pracy i co jest Ci do niej niezbędne. Z pewnością nie zapomnisz zabrać laptopa, ale takie rzeczy jak pieczątki mogą zostać przypadkowo pominięte. Dlatego stworzenie szczegółowej listy zapobiegnie sytuacji, w której zapomnisz zabrać ze sobą czegoś niezbędnego.
  3. Zorganizuj swoje miejsce pracy. Bez względu na to, czy zatrzymasz się w hotelu, czy w mieszkaniu wynajętym np. przez Airbnb, po przyjeździe zorganizuj miejsce, w którym będziesz pracować. Pamiętaj o tym, że ma być Ci wygodnie! Unikaj przebywania w miejscu głośnym lub w takim, w którym roi się od „rozpraszaczy”, np. obok telewizora.

I teraz jedna z najistotniejszych rzeczy – jeśli masz dzieci, koniecznie zorganizuj im opiekę. Praca z dziećmi (szczególnie małymi) nigdy nie jest w 100% efektywna. Dzieci z reguły są głośnie, potrafią rozproszyć nawet najbardziej skupione osoby. Dlatego jeśli masz dzieci, w pierwszej kolejności koniecznie zaplanuj, jak będzie wyglądał ich dzień, kiedy Ty będziesz pracować. Workation z dziećmi niestety nie jest łatwy.

Workation – plusy i minusy

Zacznijmy od tego co przyjemniejsze, czyli od plusów.

  • Przełamanie codziennej rutyny
  • Poznawanie nowych miejsc
  • Większa wydajność i motywacja
  • Większa odporność na stres i lepsze samopoczucie
  • Bliskość rodziny (jeśli zdecydujesz się połączyć pracę z rodzinnym wyjazdem wakacyjnym)
  • Dla pracowników etatowych – oszczędność urlopu

A teraz czas na wady, bo niestety workation też takowe posiada:

  • Problemy techniczne – będąc daleko od swojego biura (nawet tego domowego) problemy techniczne takie jak słabe łącze internetowe czy awaria laptopa może przysporzyć Ci o wiele więcej stresu i problemów
  • Utrudnione kontakty z klientami i współpracownikami – dotyczy innych stref czasowych
  • I ostatni, ale moim zdaniem najistotniejszy minus pracy połączonej z urlopem – nie zregenerujesz sił w 100%, bo pomimo tego, że teoretycznie jesteś na wakacjach, tak naprawdę ciągle pracujesz. Twój umysł nie odpoczywa, bo nie może całkowicie odciąć się od pracy. Nie możesz całkowicie odłożyć telefonu, bo przecież Klient może zadzwonić w każdej chwili.

 

Workation może być dobrym rozwiązaniem i chwilowym odcięciem od codziennej rutyny. Decydując się na taką formę pracy i urlopu w jednym trzeba to dobrze zaplanować. A już w szczególności, jeśli masz dzieci. Moim zdaniem workation nie zastąpi w 100% „normalnych” wakacji, w czasie których nie musisz skupiać się na pracy. Każdy z nas, bez względu na to, czy jest przedsiębiorcą czy pracownikiem, powinien co najmniej raz w roku wybrać się na urlop z prawdziwego zdarzenia i na te kilka/kilkanaście dni całkowicie zapomnieć o pracy.

Jakie zadania możesz zlecić WA?

Jakie zadania możesz zlecić Wirtualnej Asystentce?

Coraz częściej brakuje Ci rąk do pracy, ale nie chcesz zatrudniać pracownika na etat? Warto w takiej sytuacji rozważyć współpracę z Wirtualną Asystentką. Zastanawiasz się pewnie jakie zadania można jej powierzyć, skoro jej praca polega wyłącznie na zdalnym wsparciu przedsiębiorców? W tym artykule wymienię zadania, które najczęściej zlecają mi moi Klienci i które Ty możesz powierzyć swojej WA.

Dlaczego warto współpracować z WA?

Żyjemy w czasach, w których zdecydowaną większość rzeczy można załatwić za pośrednictwem Internetu. Rezerwacja biletów na pociąg, załatwienie spraw bankowych i urzędowych, a nawet umówienie wizyty u lekarza. Dlaczego więc nie wykorzystać ery wszechobecnego Internetu i nie skorzystać ze zdalnego wsparcia Wirtualnej Asystentki? 

Taka współpraca będzie nie tylko nieocenioną pomocą we wsparciu Twojego biznesu, ale również pozwoli Ci zaoszczędzić pieniądze. 

Jak to możliwe Zatrudniając pracownika na umowę, musisz liczyć się z wszystkimi kosztami związanymi z jego zatrudnieniem. WA płacisz tylko za faktycznie przepracowany czas. Nie musisz martwić się też o wyposażenie jej stanowiska pracy. Więcej na temat różnic pomiędzy asystentką wirtualną a biurową znajdziesz w moim artykule.

Jakie zadania możesz zlecić Wirtualnej Asystentce?

Poniżej przedstawiam listę zadań, które Klienci najczęściej zlecają WA. Zadania mogą różnić się od specjalizacji danej Wirtualnej Asystentki i nie jest to niczym dziwnym. Niektóre asystentki specjalizują się np. w copywritingu, podczas gdy inne chętnie przyjmują zlecenia związane np. z grafiką czy prowadzeniem mediów społecznościowych. 

Zadania biurowe:

  • obsługa telefonu służbowego (odbieranie telefonów, umawianie wizyt)
  • obsługa poczty e-mail
  • dodawanie ogłoszeń
  • prowadzenie kalendarza
  • research
  • tworzenie dokumentów

Copywriting

  • pisanie artykułów, tekstów blogowych
  • opisy produktów do sklepu internetowego 
  • treści do newslettera, e-booka
  • edycja i korekta gotowych tekstów

Social Media:

  • tworzenie postów na Facebook, Instagram, LinkedIn
  • odpowiadanie na komentarze i wiadomości 
  • prowadzenie grup w social mediach 
  • marketing szeptany

A ponadto:

  • obsługa WordPress
  • tworzenie stron internetowych 
  • grafiki 
  • wsparcie w załatwianiu spraw prywatnych (organizacja prezentów, podróży służbowych, wakacji, wizyt lekarskich)
  • wsparcie rekrutacji
  • obsługa sklepu online
  • tłumaczenia

Zadania, które wymieniłam to jedne z najpopularniejszych i najczęściej spotykanych. Tak naprawdę wirtualnej Asystentce możesz zlecić wszystko, co będzie w stanie wykonać zdalnie.

Od czego zacząć?

Po pierwsze znajdź Wirtualną Asystentkę, która jest w stanie wykonać wszystkie zlecone zadania, lub ma zespół, który temu podoła. Tak jak wspomniałam wcześniej, WA najczęściej mają swoje specjalizacje. Dobrze jest znaleźć osobę, która może pochwalić się także referencjami od Klientów, którzy korzystali z jej usług. Moje referencje znajdziesz tutaj. 

Nie szukaj asystentki „na siłę”. Lepiej poświęcić trochę czasu i znaleźć idealną pomoc, niż po kilku tygodniach rozpoczynać poszukiwania od nowa. Przygotuj listę pytań, które chcesz jej zadać, dzięki temu łatwiej zweryfikujesz, czy jest to osoba, której szukasz. Podejdź do tego trochę tak, jak do zwykłej rozmowy o pracę. Szukasz przecież kogoś, kto będzie długoterminowym wsparciem dla Twojego biznesu, dlatego decyzja musi być dobrze przemyślana. 

Jak zaplanować zadania dla Wirtualnej Asystentki?

Kiedy znajdziesz już asystentkę, która odpowiada Twoim wymaganiom, dobrze jest od razu ustalić, w jaki sposób będziecie się komunikować i jak będziesz sprawdzać postępy jej pracy. 

Ja do tego celu niezmiennie polecam Asanę, a o której dokładnie pisałam w artykule na temat aplikacji do planowania. Dzięki temu narzędziu możesz w każdym momencie sprawdzić, które z zadań zostały już wykonane, a które czekają w kolejce. Możesz dodawać załączniki i komentarze, które od razu będą dostępne dla Twojej Wirtualnej Asystentki.

Jak widzisz, istnieje naprawdę wiele zadań, które bez najmniejszego problemu możesz powierzyć Wirtualnej Asystentce. Dzięki temu zyskasz cenny czas, którego z reguły brakuje przedsiębiorcom. I choć wirtualna asysta to dość nowy zawód, to coraz więcej osób decyduje się na tego typu wsparcie. 

A jeśli chcesz skorzystać z moich usług, to zapraszam do zapoznania się z moją ofertą. 

DELEGOWANIE ZADAŃ

Delegowanie zadań

Uważasz, że delegowanie zadań to nic trudnego? Moim zdaniem to nie taka łatwa rzecz. Powierzenie części swoich zadań innej osobie jest niezwykle odpowiedzialne. W tym wpisie podzielę się z Wami wskazówkami na temat skutecznego delegowania zadań i zaprezentuję swoją opinię w tym temacie.

Co to jest delegowanie?

Pojęcie to jest znane przez wszystkich, ale czy właściwie kiedykolwiek zastanawialiście się, na czym dokładnie polega delegowanie? 

Jest to proces, który polega na powierzeniu części zadań lub całych projektów innymi osobom, np. współpracownikom. W efekcie tego zyskujemy więcej czasu na zarządzanie firmą. Jako Wirtualna Asystentka moim głównym zadaniem jest właśnie wykonywanie zadań, które zlecają mi moi Klienci. Ale co ciekawe, sama często deleguję niektóre zadania. Wiedzieliście o tym, że WA także korzystają ze wsparcia innych i zlecają część projektów? Wiele osób jest tym zaskoczona! 

Nie tak dawno miałam przyjemność udzielić wywiadu dla Asystentkowo, w którym podzieliłam się moją opinią i doświadczeniami związanymi z delegowaniem. Serdecznie zapraszam Was zapoznania się z nagraniem. Opowiadam w nim, jak zaczęłam delegować, co mi w tym pomogło i dzielę się swoimi spostrzeżeniami. 

Kiedy zacząć delegować zadania?

Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Jeżeli chcesz zdobyć jak najwięcej Klientów, w pewnym momencie dojdzie do sytuacji, kiedy możesz mieć problem z wyrobieniem się w czasie i ukończeniem zadań w ustalonym terminie. Jeśli więc zauważysz, że coraz częściej gonią Cię deadline, a godziny Twojej pracy niepokojąco się wydłużają, może to być pierwszy sygnał, kiedy warto pomyśleć o oddelegowaniu części zadań. 

Opowiem, jak wygląda to na moim przykładzie. Już na samym początku prowadzenia firmy moim zamysłem było delegowanie. Jako mama dwójki dzieci nie chciałam doprowadzić do sytuacji, kiedy Klient zostanie bez opieki. A wiadomo, jak to bywa w macierzyństwie… Tutaj gorączka, a tam ospa i dzieci uwieszone przez cały dzień na szyi. 

Dlatego już na starcie zaczęłam budować zespół składający się z różnych specjalistów, aby móc zaoferować Klientom jak najlepszą jakość usług i rozwijać swoją firmę. 

Teraz, po ponad dwóch latach, mam świetny zespół, na który mogę zawsze liczyć. Nie muszę martwić się, że wyjeżdżając na wakacje, zadania nie zostaną wykonane na czas, a Klienci zostaną pozostawieni sami sobie. Zespół, któremu możesz zaufać i na którym możesz polegać to podstawa w delegowaniu.

Jakie zadania można oddelegować?

W tym przypadku również nie można udzielić jednej odpowiedzi. Chciałoby się rzec, że najłatwiej oddelegować zadania, które są dla nas męczące lub zbyt czasochłonne. Jest to oczywiście prawda, ale trzeba mieć na uwadze, że nie wszystkie zadania można zlecić komuś innemu. 

Sama współpracuję z Klientami, z którymi to ja muszę mieć osobisty kontakt i niektóre z zadań wykonywać wspólnie z Klientem, przez co nie mogę ich powierzyć zespołowi. Nie możemy też oddelegować zadań „wyższego szczebla”, które wymagają podjęcia istotnej decyzji.

Zanim zaczniesz delegować, stwórz listę zadań, które możesz zlecić. Zastanów się:

  • Czy zlecenie zadania innej osobie jest dla ciebie korzystne finansowo?
  • Które zadania zajmują Ci najwięcej czasu?
  • Których zadań nie lubisz wykonywać?
  • Czy masz w swoim zespole specjalistę, który poradzi sobie z danym zadaniem?
  • Czy zadanie, które chcesz zlecić, może zostać wykonane przez osobę niedecyzyjną?

Odpowiedzi na wszystkie pytania spisz w jednym miejscu i dokładnie przeanalizuj odpowiedzi. Dzięki temu łatwiej będzie Ci stwierdzić, czy jesteś gotowy na delegowanie.

W jaki sposób oddelegować zadanie?

Jeśli wybrałeś już zadania lub całe projekty, które chcesz i możesz oddelegować komuś innemu, to warto zastanowić się, w jaki sposób to zrobić. 

  1. Zadbaj o to, aby proces przekazania zadania był jak najbardziej jasny i czytelny dla osoby, która się nim zajmie. Na początku wdrożenie nowej osoby może być trochę czasochłonne, ale dzięki temu później zyskasz cenny czas i przestrzeń na nowych Klientów. 
  2. Przekaż wszystkie niezbędne hasła i loginy potrzebne do wykonania zadania. Możesz to zrobić np. korzystając z lastpass.
  3. Ustal formę komunikacji dogodną zarówno dla Ciebie jak i osoby, której delegujesz zadanie
  4. Wspólnie określcie czas na wykonanie zadania
  5. Sprawdzaj postępy – mimo że zadanie zostało oddelegowane, to nadal Ty jesteś osobą odpowiedzialną za zadowolenie to, żeby wszystko zostało wykonane na czas i Klient był zadowolony. Na sam koniec zweryfikuj, czy zadanie zostało wykonane zgodnie ze standardami.

Podjęcie decyzji o delegowaniu może być ciężkie, szczególnie jeśli do tej pory wszystko wykonywałeś samodzielnie. Ze swojego doświadczenia powiem jednak, że warto. Jak wygląda to u Was? Wykonujecie wszystkie zadania i projekty od A do Z samodzielnie, czy delegujecie zadania? Dajcie znać, jakie jest Wasze zdanie na ten temat.

A jeśli jesteś przedsiębiorcą szukającym osoby, która odciąży go od codziennych obowiązków – zapraszam serdecznie do kontaktu! Chętnie przejmę część Twoich zadań!

NARZĘDZIA GOOGLE

Narzędzia Google

Google zna chyba każdy. Najczęściej kojarzy nam się z wyszukiwarką internetową, która zna odpowiedź na prawie każde pytanie. A czy znasz narzędzia Google? Prowadząc biznes, możesz korzystać z wielu ciekawych rozwiązań, które umożliwia ten internetowy gigant. W tym artykule opiszę najciekawsze funkcje poczty, kalendarza i dysku, z których sama korzystam na co dzień. 

Google Workspace

Jednym z podstawowych narzędzi, które warto wykorzystać prowadząc firmę jest Google Workspace. Możliwe, że znasz je pod nazwą G Suite, ponieważ jakiś czas temu zmienił swoją nazwę. Jest to narzędzie dedykowane bezpośrednio firmom.

Pakiet zawiera między innymi:

  • Gmail – bezpieczną pocztę spełniającą wymogi RODO
  • Google Docs – narzędzie umożliwiające tworzenie dokumentów tekstowych
  • Google Drive – służący do przechowywania danych i plików
  • Kalendarz
  • Czat, dzięki któremu możesz komunikować się z innymi użytkownikami

Jakiś czas temu wspominałam o tym  w moim artykule o  narzędziach dla Wirtualnych Asystentek, a dzisiaj chcę przedstawić bardziej szczegółowe możliwości.

Poczta Google

Prowadząc biznes, warto korzystać z poczty, którą znajdziesz właśnie we wspomnianym wyżej pakiecie Google Workspace. Zastanawiasz się pewnie, czym różni się ona od tradycyjnego Gmaila? Przede wszystkim bezpieczeństwem oraz tym, że spełnia wszystkie wymagania RODO. Domyślna pamięć poczty zaczyna się od 30 GB na użytkownika. Poczta w ramach Google Workspace jest również objęta wsparciem pomocy technicznej, więc w razie jakichkolwiek problemów nie musisz się martwić i szukać rozwiązań na własną rękę.

Funkcje poczty, które ułatwią Twoją pracę:

  • Filtrowanie wiadomości i odkładanie nieprzeczytanych maili na później
  • Planowanie godziny, w jakiej mail ma zostać wysłany – możesz napisać maila nawet w środku nocy, a jego wysyłkę zaplanować na konkretną godzinę następnego dnia. 
  • Dodawania sygnatury, czyli podpisu. Możesz ustawić kilka podpisów (stopkę), które będą dołączone do każdej wysłanej przez Ciebie wiadomości, dzięki czemu nie musisz pamiętać o podpisie przy każdym wysłanym mailu. Podpisów może być kilka np. osobny do wersji polskiej, a osobny do angielskiej, dzięki czemu wybierzesz sobie potrzebny w danej chwili.
  • Dodawanie zakładek/kategorii – ta funkcja bardzo ułatwia pracę. Współpracując z kilkoma Klientami i otrzymując codziennie wiele maili, stworzenie kategorii jest świetnym rozwiązaniem, które ułatwia utrzymanie porządku na skrzynce pocztowej. 
  • Szablony maili – poczta umożliwia również tworzenie szablonów wiadomości. Dzięki temu nie musisz każdorazowo tworzyć tej samej odpowiedzi na często powtarzające się pytanie. Szablon wyślesz za pomocą jednego kliknięcia i możesz dodać w nim swój podpis. 
  • Integracja poczty z Asaną – Asana to jedno z moich ulubionych narzędzi, o których więcej przeczytasz w moim artykule, w którym opisałam aplikacje ułatwiające planowanie pracy. Korzystając z tego rozwiązania, możesz tworzyć zadania i projekty w Asanie bezpośrednio ze skrzynki pocztowej Google. Z poziomu poczty możesz też ustawić zadania jako ukończone oraz wyszukiwać je bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej. Dzięki integracji, możemy zaznaczyć email jako zadanie.

Dysk Google

To narzędzie, dzięki któremu możesz przechowywać pliki i dane w bezpiecznym miejscu na chmurze. Korzystając z dysku Google, masz do niego dostęp właściwie w każdym miejscu, wystarczy tylko, że zalogujesz się na swoje konto. Dostępny jest też w formie aplikacji na telefon. Dysk może obsłużyć aż 100 różnych formatów (np. DOC i DOCX, XLS, XLSX, PDF, SVG, ZIP i RAR i wiele, wiele innych). Jest zintegrowany z dokumentami, arkuszami oraz Prezentacjami Google, dzięki czemu użytkownicy mogą tworzyć wspólnie nowe dokumenty w czasie rzeczywistym. Obsługa dysku jest bardzo prosta i intuicyjna. Możesz dodać do niego dostęp wybranym osobom, np. Klientom lub udostępnić tylko pojedyncze foldery czy pliki.  Jeżeli pracujemy na komputerze w MS Office, to niestety czasami googlowskie rozwiązania zmieniają format i wygląd wizualny dokumentu. Po pobraniu na dysk dokument może wyglądać inaczej (np. przestawione marginesy).

Bezpłatnie możesz przechowywać do 15 GB danych. Możesz też dokupić przestrzeń na dysku. Tak prezentują się ceny:

  • 100 GB za 8,99 zł/miesięcznie;
  • 200 GB za 13,99 zł/miesięcznie;
  • 2 TB za 469,99 zł/miesięcznie.

Jak możemy wyczytać na stronie https://support.google.com/ : ”Google automatycznie sprawdza, czy pliki udostępnione Ci spoza organizacji nie zawierają phishingu lub złośliwego oprogramowania. Za każdym razem, kiedy udostępnisz plik poza swoją firmową sieć otrzymasz powiadomienie, że jest to ryzykowne i niezalecane. W przypadku wykrycia zagrożeń Google blokuje Ci dostęp do pliku, aby Cię chronić”. Nie musisz martwić się więc o bezpieczeństwo.

Kalendarz Google

Papierowe kalendarze coraz bardziej tracą na popularności. Na ich miejsce już dawno weszły kalendarze elektroniczne. Jednym z najbardziej znanych jest Kalendarz Google. Osobiście uwielbiam to narzędzie. Wykorzystuję je zarówno do pracy jak i do planowania życia prywatnego. 

Najważniejsze funkcje kalendarza Google to między innymi:

  • Możliwość ustawiania cyklicznych spotkań
  • Dodawanie osób, które mają uczestniczyć w zaplanowanym wydarzeniu
  • Ustawianie przypomnień
  • Udostępnianie kalendarza wybranym osobom lub współpracownikom
  • Oznaczanie wydarzeń za pomocą kolorów, dzięki czemu wszystko jest przejrzyste i czytelne
  • Ustawianie wydarzeń prywatnych – to przydatna opcja, jeśli udostępniasz swój kalendarz innym, a nie chcesz, żeby mieli oni dostęp do Twoich prywatnych wydarzeń
  • Wysyłanie maili do uczestników wydarzenia z poziomu kalendarza, dzięki czemu nie musisz tracić czasu na pisanie maili w Gmailu
  • Tworzenie listy zadań na konkretny dzień
  • integracja kalendarzy wewnątrz Google np. jeśli masz konto firmowe u Klienta i dostęp do jego kalendarza, to możesz zintegrować go z Google (o ile zabezpieczenia ze strony Klienta na to pozwalają).

A jeśli lubisz tradycyjne, papierowe kalendarze, możesz pobrać kalendarz Google w formie PDF i go wydrukować. 

Formularze Google

To narzędzie umożliwia tworzenie ankiet, dzięki którym możesz np. sprawdzić potrzeby klienta. Wyniki ankiet pokazywane są w Arkuszach oraz w formie prezentacji procentowej.  Możesz tworzyć ankiety jednokrotnego lub wielokrotnego wyboru, pytania mogą być obligatoryjne lub dowolne. Narzędzie pozwala na dostosowanie wyglądu formularza, co z kolei  możesz wykorzystać do odzwierciedlenia wyglądu Twojej marki. Do wyboru masz różne formy pytań, którym możesz dowolnie zmieniać kolejność.

Google daje wiele możliwości. Zarówno użytkownikom prywatnym jak i przedsiębiorcą. Ja opisałam te, które z czystym sumieniem mogę polecić i z których korzystam na co dzień. Część funkcji dostępna jest całkowicie za darmo, za inne trzeba zapłacić. Wszystko zależy od tego, jak duże masz wymagania i oczekiwania.

Jestem ciekawa, z jakich narzędzi Google Wy korzystacie najczęściej? Czekam na Wasze komentarze.

Czym różni się WA od asystentki biurowej? 

Czym różni się Wirtualna Asystentka od asystentki biurowej?

Często spotykam się z pytaniem: czym właściwie różni się Wirtualna Asystentka od asystentki biurowej zatrudnionej na etacie? Czy współpraca z WA jest korzystniejsza od zatrudnienia asystentki na umowę o pracę? W tym artykule postaram się przedstawić Wam różnice pomiędzy WA a asystentką biurową. 

Dlaczego warto zatrudnić asystentkę?

Badanie przeprowadzone przez grupę TAB wykazało, że przedsiębiorcy w swojej firmie poświęcają aż 68,1% czasu pracy na zadania administracyjne. Tylko 31,9% czasu pracy wykorzystują na rozwój biznesu. Najwięcej czasu zajmuje im odpowiadanie na e-maile, planowanie działań czy organizacja spotkań i podróży służbowych. Są to zadania, które bez problemu można delegować asystentce. Niektórzy przedsiębiorcy, szczególnie tacy, którzy dopiero rozpoczynają prowadzenie działalności gospodarczej, nie chcą zatrudniać pracownika na etat. W takiej sytuacji dobrym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług Wirtualnej Asystentki. 

Wirtualna asystentka a asystentka biurowa – różnice

Jak wspomniałam, ludzie często nie znają różnic pomiędzy WA a asystentką biurową. Nie wiedzą też, jak wiele mogą zyskać, jeśli zdecydują się na wirtualną asystę. Nic w tym dziwnego. Do niedawna większość ludzi nie wyobrażała sobie pracy zdalnej, a asystentka była kojarzona tylko z panią spędzającą 8 godzin za biurkiem w firmie. Ja od 2020 roku pracuję jako Wirtualna Asystentka i Project Manager, a wszystkie zadania wykonuję zdalnie, więc jak widzicie – da się. 

Zanim założyłam własny biznes, pracowałam jako asystentka zarządu i asystentka biura, dlatego na własnej skórze przekonałam się, jakie są różnice pomiędzy WA a asystentką na etacie. 

Oszczędność

Badania przeprowadzone przez www.vouchercloud.com jednoznacznie wskazują, że przeciętny pracownik poświęca tylko niecałe 3 godziny na wykonywanie swoich obowiązków zawodowych. W tym czasie pracownicy są najbardziej produktywni i wykonują swoje zdania z dużym zaangażowaniem. Po upływie 3 godzin produktywność pracowników spada, poświęcają więcej czasu na rozmowy czy przeglądanie social mediów. Badanie zostało przeprowadzone na 1989 brytyjskich pracownikach biurowych zatrudnionych na cały etat. Co ciekawe, aż 70% ankietowanych przyznało, że nie jest produktywna przez cały dzień pracy. 

Jest to jedna z najistotniejszych różnic pomiędzy Wirtualną Asystentką a pracownikiem zatrudnionym na etacie. Podejmując współpracę z WA, płacisz jej tylko za godziny, które faktycznie poświęciła na pracę dla Ciebie i Twojej firmy. Z kolei pracownikowi musisz zapłacić za całe 8 godzin bez względu na to, czy swoje zadania wykonał w godzinę, a resztę dnia poświęcił na rzeczy niekoniecznie związane z pracą. Do tego dochodzą stałe koszty pracodawcy, tj.: wynagrodzenie, urlop, składka na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i chorobowe, składka emerytalna, rentowa i tak dalej… Koszty pracodawcy są naprawdę ogromne. 

Praca zdalna

WA pracuje zdalnie. Możesz podjąć z nią współpracę, nawet jeśli Twoja firma znajduje się na drugim końcu Polski lub w innym państwie. Nie musisz martwić się więc o koszty związane, chociażby z wynajęciem biura. Oczywiście asystentka biurowa na umowie o pracę też może pracować zdalnie. Jednak musisz zapewnić jej niezbędny sprzęt. Wirtualna asystentka pracuje na swoich narzędziach. Dzięki temu odpada Ci kolejny koszt, jaki musiałbyś ponieść, zatrudniając pracownika na etat.

Okres zatrudnienia

Jeśli decydujesz się zatrudnić pracownika biurowego na umowę o pracę, powinieneś nastawić się na dłuższą współpracę. Jest to dobre rozwiązanie, jeśli stać cię na zatrudnienie pracownika i szukasz kogoś do długoterminowej współpracy. Jeśli jednak potrzebujesz pomocy na krótszy czas, szukasz kogoś, kto pomoże Ci przy projekcie lub po prostu osoby, która będzie elastyczna, to wybór WA będzie prawdopodobnie najlepszym rozwiązaniem. 

Wielozadaniowość

Asystentka biurowa najczęściej posiada konkretne umiejętności potrzebne do wykonania danej pracy. Wirtualna Asystentka często specjalizuje się w kilku dziedzinach, a dodatkowo współpracuje z zespołem specjalistów, dlatego możesz zlecić jej o wiele więcej różnorodnych zadań. 

Podsumowując, z mojego doświadczenia wynika, że asystentka biurowa ma bardzo odpowiedzialną pracę, jednak skupia się ona najczęściej na zadaniach ukierunkowanych w jedną konkretną dziedzinę. Największym plusem asystentki biurowej jest jej obecność w firmie. 

Uważam, że Wirtualne Asystentki mają większe możliwości, dzięki czemu mogą pomóc Ci w większości zadań w Twojej firmie, bez konieczności przejścia na etat. Będąc WA jestem zdania, że nie ma rzeczy niemożliwych. Mogę nawet “podać” kawę Klientowi. Zastanawiasz się jak?  Wystarczy, że zamówię ją przez Internet, a kurier dostarczy cieplutką kawę pod same drzwi biura mojego Klienta! 

Jeśli szukasz Wirtualnej Asystentki i Project Managera, to zapraszam na moją stronę www, gdzie znajdziesz ofertę i zapiszesz się na bezpłatną konsultację, na której wspólnie omówimy, jak mogę Ci pomóc.  

Wypalenie zawodowe

Wypalenie zawodowe

Wypalenie zawodowe brzmi dla Ciebie znajomo? Na samą myśl o wyjściu rano do pracy i spędzeniu tam ośmiu godzin odczuwasz stres? Możliwe, że to pierwsze symptomy wypalenia zawodowego. Nie martw się, sama byłam w podobnej sytuacji i mam nadzieję, że tym artykułem pokażę Ci, że z każdej sytuacji można znaleźć wyjście

Wypalenie zawodowe – co to takiego?

Zgodnie z trójwymiarową teorią wypalenia zawodowego Christiny Maslach jest to “zespół wyczerpania emocjonalnego, depersonalizacji i obniżonego poczucia dokonań osobistych, który może wystąpić u osób pracujących z innymi ludźmi w pewien określony sposób”. Czyli mówiąc prościej, wypalenie zawodowe występuje wtedy, gdy praca nie daje Ci już satysfakcji, nie widzisz w niej sensu i odczuwasz niezadowolenie z rzeczy, które kiedyś sprawiały Ci przyjemność. 

Następstwem wypalenia zawodowego może być uczucie przewlekłego stresu, złe samopoczucie, a nawet depresja. Często powoduje obniżenie własnej wartości i uczucie zmniejszenia swoich możliwości zawodowych. Jeśli więc Twoja praca wywołuje u Ciebie negatywne odczucia, mogą to być pierwsze oznaki wypalenia. Warto wtedy bardziej zwrócić uwagę na to, co właściwie przeszkadza Ci w pracy i dlaczego nie przynosi ci już ona takiej satysfakcji. 

Niepokojące symptomy

Co prawda wypalenie zawodowe nie jest chorobą, ani zaburzeniem, jednakże w momencie, kiedy do niego dojdzie, postaraj się zareagować jak najszybciej. Życie w ciągłym stresie lub lęku może prowadzić do złego samopoczucia, a nawet problemów zdrowotnych. 

Najczęściej spotykane objawy według portalu ABC Zdrowie, to:

  • wyczerpanie emocjonalne
  • depersonalizacja 
  • obniżone poczucie dokonań osobistych 

Osoby, które na własnej skórze poznały, czym jest wypalenie zawodowe, zwracały również uwagę na:

  • objawy fizyczne – częste bóle głowy i brzucha
  • zmniejszoną wydajność
  • przewlekłe zmęczenie
  • alienację od czynności związanych z pracą

Oczywiście tylu, ilu jest ludzi na świecie, tyle może być objawów świadczących, że jesteś na drodze do wypalenia zawodowego. Zawsze warto słuchać siebie i tego co mówi nam nasze ciało (fizycznie i psychicznie).

Jak poradzić sobie z wypaleniem zawodowym?

Na to pytanie postaram się odpowiedzieć na swoim przykładzie. Co prawda nigdy nie doświadczyłam 100% wypalenia zawodowego, ale byłam już na drodze do tego stanu. U mnie głównym powodem nie był stres, ale poczucie niedocenienia. Kiedy czujesz się niedoceniany w pracy, a jednocześnie przytłoczony pracą i obowiązkami zawodowymi to jest to krok do wypalenia… Balans jest ważny, zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym. Jeśli daję z siebie wszystko w pracy, to oczekuję też, że zostanę odpowiednio doceniona. U mnie właśnie to znalezienie się „na ścieżce prowadzącej do wypalenia” było jednym z powodów, przez które postanowiłam założyć firmę. Zawsze lubiłam swoją pracę i chciałam robić to, co potrafię najlepiej, ale na swoich zasadach. 

Opowiem Wam też jedną „ciekawostkę”. Drugi raz na ścieżce prowadzącej do wypalenia znalazłam się… na początku prowadzenia firmy! Nieźle, prawda? Ktoś mógłby pomyśleć, że jestem niespełna rozumu, skoro zmieniłam etat na własny biznes, a znowu byłam nieszczęśliwa? Jednak tym razem również nie było to spowodowane tym, że znudziła mi się moja praca, albo że nie czułam się doceniona. Po prostu pokonał mnie natłok obowiązków, brałam każde zlecenie, nikomu nie odmawiałam. Zapytasz dlaczego? Z dwóch prostych przyczyn: chciałam zbudować swoją markę osobistą, a także zdobyć jak najwięcej klientów, a co za tym idzie – stabilizację zawodową. Na szczęście w porę się ocknęłam i wprowadziłam kilka dobrych nawyków. Nauczyłam się odmawiać i bilansować życie prywatne z zawodowym. 

Czas na zmiany?

W poradnikach znajdziecie wskazówki, jak poradzić sobie z wypaleniem zawodowym. W większości są to porady mówiące o wprowadzeniu ćwiczeń relaksacyjnych, zmiany trybu życia oraz podjęciu rozmowy z przełożonym. Spora część doradza też wyjazd na dłuższy urlop. Te wskazówki są jak najbardziej przydatne i oczywiście mogą okazać się pomocne. Jeśli jednak po powrocie z wakacji lub zmianie trybu życia nadal odczuwasz, że Twoja praca to nie to, w czym czujesz się dobrze, może warto pomyśleć o zmianie?

Zmiany zawsze są trudne i zawsze istnieje ryzyko, że zamiast poprawić swoją sytuację, to ją pogorszymy. Ale jak wiesz, „kto nie ryzykuje, ten nie pije szampana”. Życie masz tylko jedno, dlatego trzeba wykorzystać je do granic możliwości! Ja zaryzykowałam, stworzyłam firmę od zera i nie żałuję. Choć początki wspominam średnio.

Chcesz spróbować swoich sił i sprawdzić, czy spełnisz się jako Wirtualna Asystentka? A może masz własny pomysł na biznes lub chcesz zmienić karierę zawodową, ale nie wiesz w jakim kierunku pójść? Zapraszam na konsultacje na start. W trakcie spotkania wspólnie przeanalizujemy Twoją sytuację, a po spotkaniu wyślę do Ciebie podsumowanie i wskazówki.

A jeśli prowadzisz firmę i praca zaczyna Cię przytłaczać – to może być dobry moment na oddelegowanie zadań. Chętnie pomogę Ci w dotrzymaniu terminów realizacji Twoich zadań. Podziel się ze mną swoimi wyzwaniami i wspólnie rozwińmy Twój biznes! Cała moja kariera zawodowa to bycie managerem i asystentką.

Networking

Networking

Według definicji networking to „budowanie i podtrzymywanie relacji”. W tłumaczeniu na język polski to angielskie słowo oznacza „sieć” – w domyśle sieć kontaktów.  Dlaczego jest on tak ważny, jeśli prowadzisz własny biznes? Co może Ci dać? W tym artykule postaram się odpowiedzieć na te pytania i podzielę się z moją opinią na temat networkingu.

Na czym polega networking?

Zacznę od wyjaśnienia, czym właściwie jest ten proces i dlaczego warto go stosować. Networking to budowanie długotrwałych relacji, które mogą nieść za sobą korzyści dla obu stron. Nawiązywanie kontaktów może odbywać się zarówno w tzw. realu, jak i przez Internet. Tutaj jako przykład mogę podać moje znajomości, które nawiązałam z innymi Wirtualnymi Asystentkami. Znamy się już wiele miesięcy, często spotykamy się na „wirtualnych kawach”, wymieniamy spostrzeżeniami i nie raz nawzajem polecamy swoje usługi Klientom. I właśnie na tym polega networking – to nie jest zwykłe poznawanie ludzi w celach tylko towarzyskich, ale ma to też otoczkę biznesową. Połączenie wspólnych sił różnych profesjonalistów jest pomocne w budowaniu biznesu.

Przykład oparty na moim biznesie

Klient napisał do mnie z zapytaniem o usługę, której nie wykonuję. Mogłabym po prostu odmówić i zapomnieć o temacie. Ale wiedząc, że inna koleżanka z branży zajmuje się właśnie tym, czego oczekiwał Klient, bez wahania mu ją poleciłam i dałam do niej namiary. Takie sytuacje zdarzają się co jakiś czas i działają w obie strony. Niejednokrotnie odezwał się do mnie Klient, któremu moje usługi poleciła inna osoba z branży. I właśnie tak to powinno działać. Na tym polega networking, na wspólnym pomaganiu sobie w rozwoju kariery. Networking nie musi dotyczyć tylko osób z tej samej branży. Mogą to być osoby, które znamy, z którymi utrzymujemy kontakt, ale też starzy znajomi czy całkiem obcy dla nas ludzie. Ważne, żeby wspierając cudze ścieżki rozwoju zawodowego budować też swoją karierę.

Dlaczego networking jest tak ważny?

Osobiście uważam, że jest to jedna z najlepszych metod na budowanie biznesu i rozwój osobisty. Networking skutecznie może być wykorzystywany nie tylko przez przedsiębiorców, ale i przez pracowników. Zachęcam Was do zapoznania się z wynikami badań na stronie Zielonej Linii.  Ankieterzy zapytali pracowników, czy ich zdaniem networking jest pomocny w poszukiwaniu pracy, a przede wszystkim – czy jest skuteczny. Dzięki badaniu możemy dostrzec, że aż 91% ankietowanych informuje swoich znajomych, że poszukują pracy. Z kolei aż 68% zadeklarowało, że udało im się znaleźć zatrudnienie dzięki rekomendacjom lub poleceniu znajomych.

Networking może być szczególnie pomocny, jeśli dopiero zaczynasz rozkręcać swój biznes albo chcesz się przebranżowić. Bardzo często pracodawcy nie chcą zatrudniać osób bez doświadczenia w ich branży, a gdzieś to doświadczenie przecież zdobyć trzeba. I tutaj networking może okazać się kluczem do sukcesu, bo łatwiej jest zatrudnić osobę z polecenia, nawet jeśli nie ma doświadczenia, niż kogoś całkiem obcego.

Jak wynika z badania, networking w obecnych czasach ma naprawdę ogromne znaczenie nie tylko dla przedsiębiorców, ale też dla pracowników etatowych. Budowanie sieci kontaktów daje duże korzyści w odniesieniu do kariery zawodowej.

Jak zacząć zdobywać kontakty?

Zastanawiasz się, jak zacząć budować sieć kontaktów i poznawać nowych ludzi? Najłatwiejszym i prawdopodobnie najbardziej pomocnym rozwiązaniem (przynajmniej na początku) będą portale społecznościowe.

Kontakty biznesowe najłatwiej znaleźć na LinkedIn. Jak wynika z raportu stworzonego przez dr Bartłomieja Machnika oraz Bartosza Ciemięga aż 71% ankietowanych twierdzi, że na LinkedIn świadomie buduje swoją sieć kontaktów. Stosują pewnego rodzaju selekcję zarówno przy akceptowaniu zaproszeń jak i ich wysyłaniu. Co ciekawe, 22% respondentów posiada na tym portalu sieć kontaktów w przedziale 1001-2500 znajomych. Jak więc widzicie, LinkedIn to naprawdę świetne miejsce do networkingu.

Możecie też z powodzeniem korzystać z Facebooka, Instagrama czy Twittera. Sieć kontaktów można budować dzięki nawiązaniu kontaktów ze starymi znajomymi, utrzymywaniu relacji z byłymi pracownikami czy partnerami biznesowymi. Dobrze jest też pojawiać się na spotkaniach biznesowych, szkoleniach czy wydarzeniach z Twojej branży.

Networking – przez Internet czy w realu?

Nie od dziś wiadomo, że najlepsze znajomości, nieważne czy biznesowe, czy towarzyskie, zawierane są bezpośrednio w trakcie spotkania „twarzą w twarz”. Jak więc pogodzić pracę zdalną i networking? W gronie Wirtualnych Asystentek, z którymi utrzymuję kontakt, przyjęły się „poniedziałkowe kawy”. Na czym polegają? Co tydzień spotykamy się na kawie „online” i rozmawiamy. Czasami o naszych biznesach, czasem o życiu prywatnym. Tak naprawdę temat nie gra większej roli, najważniejsze jest właśnie stałe podtrzymywanie naszych relacji.

Ale wiecie co? Ja jestem typem 100% ekstrawertyka i mimo że mam wielu „internetowych” znajomych, to jednak bardzo chciałam poznać ich na żywo. I dzięki pomocy Eli Nieradko w końcu mogłam spełnić swoje marzenie! 23 lipca spotkałyśmy się w Warszawie z grupą Wirtualnych Asystentek, o czym niejednokrotnie wspominałam na moich mediach społecznościowych. Spotkanie było bardzo owocne. Wymieniliśmy się swoimi spostrzeżeniami i radami. Każdy uczestnik miał okazję opowiedzieć o sobie i swoich doświadczeniach. Wspólnie mogliśmy porozmawiać o budowaniu zespołu, o naszych planach na przyszłość, ale przede wszystkim spędzić razem czas w prawdziwym, a nie wirtualnym świecie. I polecam Wam to z całego serca. Jeśli utrzymujecie z kimś kontakt wyłącznie przez Internet, pomagacie sobie w budowaniu biznesów i wspieracie, pomyślcie o zorganizowaniu spotkania i poznaniu się na żywo.

Jeśli chcecie poznać mnie i inne wirtualne Asystentki, to macie jeszcze możliwość zapisać się na spotkanie organizowane w Krakowie już 06.08! To ostatnia szansa, serdecznie Was zapraszam!

Jestem ciekawa Waszej opinii na temat networkingu. Utrzymujecie kontakty biznesowe, wspieracie się wspólnie z konkurencją czy jednak wolicie działać w pojedynkę? Będzie mi miło, jeśli podzielicie się swoją opinią w komentarzu.

A jeśli dopiero myślisz o rozpoczęciu kariery w wirtualnej asyście i chcesz dowiedzieć się jeszcze więcej na temat networkingu, to zapraszam Cię do mnie na konsultacje na start.