Michalina Ossowska

Michalina Ossowska

kim jest copywriter i jak nim zostać?

Kim jest copywriter i jak nim zostać?

Zastanawialiście się kiedyś jaką rolę odgrywa copywriting w wirtualnej asyście? Dlaczego warto umieć pisać na każdy temat i co zrobić, żeby zostać copywriterem? W tym wpisie wyjaśnię Wam, co wspólnego mają ze sobą Wirtualna Asystentka i copywriter oraz od czego rozpocząć przygodę z pisaniem. 

Czym zajmuje się copywriter?

Według Wikipedii copywriter to autor tekstów i sloganów reklamowych.  
Link: https://pl.wikipedia.org/wiki/Copywriter

Zajmuje się tworzeniem rozmaitych wpisów: postów na social media, artykułów blogowych, opisów produktów i marek, tekstów marketingowych. Teksty, które tworzy, powinny zachęcać czytelników do skorzystania z opisywanego produktu lub usługi.  

Praca jako copywriter może być dobrym pomysłem dla rodziców, którzy ze względu na sprawowanie opieki nad dziećmi nie są w stanie podjąć pracy na etacie. Tę formę zarobku polecam również wszystkim, którzy chcą dorobić do domowego budżetu. Rozpoczynając karierę jako copywriter, nie musisz od razu rezygnować z pracy na etacie, bo pisać możesz z domu. Praca zdalna przez ostatnie dwa lata stała się bardzo popularna. Jako copywriter sam ustalasz czas pracy, nie musisz trzymać się sztywnych godzin i spędzać przed komputerem równo 8 godzin dziennie. To, ile czasu poświęcisz na pisanie, zależy od ilości zleceń i Twoich możliwości. Jako początkujący copywriter zacznij od jednego lub dwóch zleceń, nie bierz od razu zbyt dużo na swoje barki, żeby się nie zniechęcić. 

Od czego zacząć?

Nie mając doświadczenia w pisaniu, musisz przygotować się na to, że znalezienie pierwszego zlecenia może trochę potrwać. Większość zleceniodawców przed rozpoczęciem współpracy będzie chciała zapoznać się z Twoim portfolio. Dlatego dobrze, jeśli jeszcze przed rozpoczęciem poszukiwań Klientów, napiszesz kilka przykładowych tekstów, którymi będziesz mógł się pochwalić.  

Po stworzeniu portfolio przyjdzie czas na poszukiwanie zleceń. Zacznij od znalezienia grup na Facebooku zrzeszających copywriterów. Na takich grupach zleceniodawcy bardzo często zamieszczają swoje ogłoszenia. Możesz skorzystać także z pomocy stron dedykowanym osobom piszącym teksty, jak na przykład Useme. Link: https://useme.com/pl/ Jest to jedna z bezpieczniejszych form współpracy. Jak działa? Klient za pośrednictwem platformy zleca Ci zadanie do wykonania, opłaca pro formę i otrzymuje fakturę VAT, a Ty umowę o dzieło. W momencie, kiedy zleceniodawca zaakceptuje tekst, który stworzyłeś, otrzymasz wynagrodzenie. Useme to miejsce, w którym możesz szukać nie tylko zleceń dla copywriterów, ale także prostych zadań biurowych, zleceń związanych grafiką oraz prac polegających na tworzeniu stron internetowych – czyli wszystko to, co można wykonywać zdalnie. 

Wskazówki dla początkujących copywriterów:

  1. Praktyka czyni mistrza – pisz jak najwięcej o wszystkim, co tylko przyjdzie Ci do głowy. Gotowe teksty wykorzystasz w swoim portfolio. 
  2. Znajdź dziedzinę, w której poczujesz się najpewniej. Niektórzy copywriterzy uwielbiają pisać krótkie teksty na social media, inni z kolei lepiej czują się w tworzeniu długich artykułów na bloga lub strony internetowe. Znajdź swoją ścieżkę, którą chcesz podążać. Na początku możesz przyjmować różnorodne zlecenia, a z czasem na pewno zauważysz, które teksty nie stanowią dla Ciebie większego problemu. 
  3. Poświęć czas na naukę. Dobry copywriter musi znać zasady prawidłowej pisowni, ortografii, gramatyki i interpunkcji. Teksty z masą błędów nie będą się sprzedawać i nie zainteresują potencjalnych Klientów. W celu zdobycia odpowiedniej wiedzy i umiejętności niezbędnych do pracy możesz skorzystać z kursów dla copywriterów, na których nauczysz się jak tworzyć treści o wysokiej jakości. 
  4. Poznaj zasady pozycjonowania SEO, aby sprawić, że Twoje teksty dotrą do jak największej grupy docelowej. Znając podstawowe zasady SEO, treści, które stworzysz, będą łatwiej wyszukiwane za pośrednictwem Internetu.  

Na początku przygody z copywritingiem bardzo bałam się dużych zleceń. Z jednej strony chciałam się rozwijać, a z drugiej nie do końca wierzyłam w swoje możliwości. Jednak po pewnym czasie zaryzykowałam i na własnej skórze przekonałam się, że warto. Choć musiałam poświęcić więcej czasu na pracę, byłam zadowolona z jej efektów, a przede wszystkim z wynagrodzenia. Nic dziwnego – większe zlecenia pozwalają osiągnąć wyższe dochody.  

Niestety moja przygoda z copywritingiem nie zawsze była usłana różami, dlatego opowiem Wam o mojej największej wpadce, która do dzisiaj spędza mi sen z powiek. Po kilku miesiącach pracy jako copywriter przyjęłam pierwsze naprawdę duże zlecenie – podjęłam współpracę z poważnym korporacyjnym Klientem. Moje zadanie polegało na regularnym tworzeniu wysokojakościowych artykułów na stronę internetową. Na początku wszystko szło idealnie – teksty osiągały wysokie oceny i pozytywne feedbacki. Wtedy nadszedł moment, kiedy poczułam się zbyt pewnie. Zaczęłam pisać szybko i przykładać mniejszą uwagę do sprawdzania artykułu. Jak wiadomo, nikt nie jest omnibusem i każdy popełnia błędy – mniejsze lub większe. W tym czasie korzystałam tylko z jednego, nie do końca polecanego narzędzia do sprawdzania pisowni i interpunkcji. Moja dobra passa się skończyła, artykuły zaczęły wracać jeden po drugim. Klient nie był zadowolony. Szybko zmieniłam taktykę – ponownie zaczęłam poświęcać więcej czasu na pisanie i sprawdzanie artykułu co najmniej kilka razy przed wysłaniem do Klienta, korzystając przy tym z kilku różnych narzędzi. Na szczęście udało mi się poprawić wszystkie błędy i utrzymać współpracę, ale najadłam się przy tym sporo nerwów. Nie powtarzajcie mojego błędu – zawsze wykonujcie swoją pracę w 100% i dokładnie sprawdzajcie tekst przed wysłaniem! 

Czy Wirtualna Asystentka powinna zajmować się copywritingiem?

Przyglądając się pracy, jaką wykonują Wirtualne Asystentki uważam, że jak najbardziej. Klienci bardzo często zlecają WA tworzenie wpisów na media społecznościowe lub proszą o napisanie tekstów marketingowych. Połączenie pracy Wirtualnej Asystentki i copywritera pomoże Ci zdobyć stałe przychody. Jeśli zdecydujesz się na tworzenie wpisów na media społecznościowe Klienta, z pewnością będą się one pojawiać regularnie, dzięki czemu zyskasz ciągłość przychodów. Uważam, że każda WA powinna znać, chociażby postawy copywritingu, dzięki temu współpracując z Klientem, będziesz mogła zaproponować mu dodatkowe usługi, jak np. tworzenie treści do newslettera, korektę tekstów czy chociażby opisy produktów na jego stronę internetową. Im więcej usług będziesz w stanie zaproponować Klientowi, tym większe zyski osiągniesz.  

Jak widzisz, praca copywritera będzie wymagała od Ciebie odpowiedniego przygotowania i poświęcenia czasu na stworzenie portfolio. Początki mogą być trudne, szczególnie kiedy zaczniesz poszukiwać pierwszych Klientów. Moim zdaniem warto rozważyć taką opcję zarobku szczególnie jeśli chcesz pracować głównie z domu. Łącząc pracę Wirtualnej Asystentki i copywritera z czasem możesz osiągając naprawdę zadowalające dochody. 

Narzędzia dla początkujących Wirtualnych Asystentek

Top 8 narzędzi dla początkujących Wirtualnych Asystentek

Początki prowadzenia własnej firmy i praca jako Wirtualna Asystentka były dla mnie bardzo ekscytujące, ale zarazem trudne. Doskonale pamiętam, jak uczyłam się współpracować z Klientami, aby obie strony były zadowolone z końcowych efektów. Musiałam poświęcić wiele czasu na szukanie odpowiednich programów, które ułatwiłyby mi codzienną pracę.

Pamiętając swój start w świecie wirtualnej asysty, postanowiłam przygotować zestawienie ośmiu niezbędnych narzędzi, które z pewnością przydadzą się każdej Wirtualnej Asystentce w pierwszych etapach rozwoju działalności.

1. Poczta

Bezpieczna poczta firmowa, spełniająca wymagania RODO to podstawa działalności każdej firmy. W pracy Wirtualnej Asystentki nie wyobrażam sobie dnia bez kontaktu mailowego z Klientami. Moim zdaniem, najlepszą opcją jest wybór Google Workspace, wcześniej znanego jako G Suite. W ofercie znajdziesz nie tylko znany wszystkim Gmail w wersji dostosowanej dla firm, ale także wszystkie narzędzia Google potrzebne w codziennej pracy biurowej. Pakiet zawiera między innymi:

  • Gmail – bezpieczną pocztę spełniającą wymogi RODO
  • Google Docs – narzędzie umożliwiające tworzenie dokumentów tekstowych
  • Google Drive – służący do przechowywania danych i plików
  • Kalendarz
  • Czat, dzięki któremu możesz komunikować się z innymi użytkownikami

Google Workspace, w którego skład wchodzi poczta firmowa, nie jest niestety darmowy. Ceny zaczynają się od 20,70 zł miesięcznie za jednego użytkownika. Za pakiet rozbudowany zapłacisz 69 zł miesięcznie. Google udostępnia możliwość przetestowania pakietu przez 30 dni całkowicie za darmo. Jeśli chcesz otrzymać jedną zbiorczą fakturę za cały rok, musisz udać się do Partnera Google. Gdy zakupisz pakiet bezpośrednio w Google Workspace, również będziesz mieć możliwość jednorazowej płatności, ale faktury będziesz otrzymywać co miesiąc.

Warto pamiętać, że jeżeli prowadzisz swoją stronę internetową, to prawdopodobnie w pakiecie posiadasz pocztę firmową na serwerze. Taka opcja jest dostępna np. w OVH. Osobiście nie korzystałam z takiego wariantu i zdecydowanie wygodniejsze dla mnie jest korzystanie z poczty Gmail. Tym bardziej że 21 zł miesięcznie to naprawdę mały koszt za bezpieczną pocztę firmową.

2. Aplikacje do planowania

Planowanie pracy Wirtualnej Asystentki to podstawa! Dobrze zorganizowany dzień lub nawet cały tydzień pracy, pomaga mi zrealizować wszystkie cele, które sobie postawiłam. Jednym z moich ulubionych narzędzi do planowania jest Asana, o której pisałam tutaj. Program umożliwia zarządzanie projektami i zadaniami, kontrolowanie postępów pracy i zwiększenie jej wydajności. Korzystając z Asany, możesz przypisać konkretne projekty lub zadania do innych osób, z którymi współpracujesz, dzięki czemu każdy dokładnie wie co należy do jego zadań i kiedy ma je wykonać.

Narzędzie jest bezpieczne, zostało stworzone w taki sposób, aby dbać o poufne dane. Warto także wspomnieć, że posiada funkcję, która umożliwia powtarzanie danego zadania codziennie, co tydzień, co miesiąc lub w poszczególne dni miesiąca, w zależności od potrzeby, co bardzo ułatwia pracę.

Drugim najlepszym narzędziem w tej kategorii jest Kalendarz Google, który jak wspomniałam wyżej, wchodzi w skład pakietu Google Workspace. Kalendarz Google służy praktycznie do wszystkiego, od planowania spotkań z Klientami i współpracownikami, po przypomnienie o odebraniu lub zakupie czegokolwiek. Wykorzystuję go także do celów prywatnych, zapisując ważne daty, o których muszę pamiętać, jak np. wizyta u lekarza. Wyskakujące przypomnienia pop up to jest to, czego brakuje mi w Asanie. Dla mnie Kalendarz Google to taka moja asystentka, która prowadzi mnie za rękę – jak nie ma czegoś w kalendarzu, to się to nie wydarzy.

Ostatnim z narzędzi do planowania, które mogę wam polecić jest Trello, dzięki któremu mogę:

  • tworzyć tablice, listy oraz przejrzyste karty niezwykle pomocne w organizowaniu pracy
  • przypisywać zadania konkretnym pracownikom
  • dostosować i kontrolować proces pracy
  • załączać pliki, także te z Google Drive i Dropbox

Aktualnie nie korzystam już z Trello, bo moje projekty są dużo bardziej rozbudowane i potrzebuję większej kontroli, którą daje mi Asana. Jednak jest to dobre narzędzie na początek, które sprawdzi się do porządkowania prostszych zadań.

3. Narzędzia do mierzenia czasu pracy

Rozpoczynając pracę z Klientami prędzej czy później zauważysz, że bardzo często chcą oni wiedzieć, ile czasu zajęło Ci wykonanie zleconego zadania. Z pomocą przychodzą narzędzia do mierzenia czasu prac. Każdej osobie, która rozpoczyna przygodę w wirtualną asystą, polecam na sam początek Worktime Expert. Aplikacja jest dostępna w języku polskim i bardzo prosta w obsłudze. Program pozwala wygenerować szczegółowy raport zawierający dokładny czas poświęcony na wykonanie projektu, który następnie możesz przedstawić Klientowi. Narzędzie umożliwia także zarządzanie poszczególnymi zadaniami i delegowanie ich współpracownikom. Worktime Expert może pomóc Twojej firmie w optymalizacji kosztów związanych z czasem pracy. Aplikacja jest płatna, a ceny zaczynają się od 32 zł miesięcznie.

Jednak jeśli szukasz bezpłatnego rozwiązania warto zapoznać się z Clockify lub Toggl, o którym przeczytasz tutaj.

4. MS Office

Narzędzie, które z pewnością zna każdy, kto kiedykolwiek miał styczność z pracą biurową. Nie wyobrażam sobie pracy bez pakietu MS Office. W skład pakietu produktów biurowych firmy Microsoft wchodzą między innymi:

  • Word – jeden z najpopularniejszych programów do edycji tekstów
  • Excel – program do obsługi arkuszy kalkulacyjnych
  • Access – program do obsługi baz danych
  • PowerPoint – program do tworzenia prezentacji
  • Outlook – program do obsługi poczty elektronicznej i tworzenia harmonogramów
  • OneNote – do porządkowania notatek
  • Microsoft Teams – program do organizowania spotkań online

Ceny pakietu Microsoft 365 zaczynają się od 29,99 zł na miesiąc za jednego użytkownika. W pakiecie otrzymasz 1 TB magazynu w chmurze i dostęp do aplikacji w wersji premium. Zanim podejmiesz decyzję, możesz przetestować pakiet za darmo przez 30 dni.

Firma Microsoft udostępnia możliwość bezpłatnego korzystania z pakietu Office w wersji online. Jedyne, co musisz zrobić to założyć konto użytkownika na stronie Microsoftu. Dostęp do takich aplikacji jak Word, Excel i Power Point w wersji online będzie możliwy z każdego urządzenia, na którym się zalogujesz. Warto jednak mieć na uwadze, że wersje online tych narzędzi są uboższe i nie dają tak dużego pola do popisu, jak ich płatne odpowiedniki.

5. Program do wystawiania faktur

Jedną z podstawowych czynności, jakie należy wykonać po zakończeniu projektu Klienta, jest wystawienie faktury. W Internecie znajdziesz wiele programów, które w bardzo intuicyjny i prosty sposób umożliwią Ci stworzenie i wysłanie faktury. Prowadząc swoją pierwszą działalność korzystałam z programu ifirma, przy obecnej zaczynałam z fakturownia, która posiada kilka różnorodnych pakietów. Plan micro jest darmowy, pozwala na wystawienie trzech bezpłatnych faktur w ciągu miesiąca i wysłanie ich Klientowi za pośrednictwem poczty mailowej. W dowolnej chwili możesz zmienić pakiet na jeden z płatnych, który umożliwia wystawianie większej liczby faktur w miesiącu. Ceny rozpoczynają się od 7,99 zł/m-c za jednego użytkownika.

Jednak to, co teraz najbardziej doceniam to możliwość wystawiania faktur w programie Worktime Expert i to właśnie ten program polecam najbardziej. Tylko trzy kliknięcia wystarczą, aby otrzymać gotową fakturę z bilingiem. Nie musisz przenosić danych z jednego systemu (do mierzenia czasu) do drugiego (fakturowania), bo wszystko jest razem w jednym miejscu.

6. Canva

Kolejnym z narzędzi, bez których nie wyobrażam sobie pracy, jest Canva – prosty w obsłudze program graficzny. Klienci często zlecają mi tworzenie różnego rodzaju grafik na ich media społecznościowe i strony firmowe, wtedy z pomocą przychodzi Canva. Narzędzie oferuje wiele funkcji przydatnych w pracy Wirtualnej Asystentki: gotowe obrazy i szablony, które możesz wykorzystać w mediach społecznościowych, materiały marketingowe, dokumenty, prezentacje, zaproszenia i reklamy. Canva jest niezwykle intuicyjna w użyciu, dzięki metodzie „przeciągnij i upuść” poradzi sobie z nią każdy, nawet jeśli do tej pory nie miał doświadczenia z żadnym programem graficznym. Warto dodać, że narzędzie jest całkowicie darmowe, ale korzystając z wersji PRO zyskasz dostęp do większej ilości szablonów, grafik i materiałów. Dostęp do Canvy PRO może mieć aż 5 osób w zespole, możesz więc poszukać na grupach osób, które także chcą korzystać z płatnej wersji programu, wtedy koszty podzielicie na 5.

Używając materiałów z Canvy koniecznie zapoznaj się z licencją, aby mieć pewność, gdzie i w jakiej formie możesz publikować grafiki znalezione w programie.

7. Creator Studio

Jednym z częstych zadań, które otrzymuję od swoich Klientów, jest zarządzanie ich firmowymi profilami na Facebooku i Instagramie. Regularne wstawianie postów, to jedna z podstaw pomagająca w dotarciu do grup docelowych. Pamiętanie o regularnych postach może być problematyczne szczególnie na początkach kariery. Na szczęście masz do dyspozycji Creator Studio – narzędzie, które bezpłatnie ułatwia publikowanie treści i analizowanie wyników. Creator Studio umożliwia publikowanie, zarządzanie i śledzenia wydajności treści, które są publikowanie na wszystkich stronach, którymi zarządzasz. Program przyda Ci się także w prowadzeniu Twoich firmowych kont na portalach społecznościowych. Aplikacja twórców Facebooka jest dostępna bezpłatnie w App Store.

8. Komunikator

Rozpoczynając prowadzenie firmy, szybko przekonasz się, że dobry przepływ informacji pomiędzy Tobą a osobami, z którymi współpracujesz, jest niezwykle ważny. Zdarza się, że ważny mail w najmniej oczekiwanym momencie wpadnie do spamu, albo zostanie po prostu niezauważony. Dobrym rozwiązaniem jest korzystanie z komunikatora, do którego będą mieli dostęp wszyscy Twoi współpracownicy. Ja polecam Slack, który jest dostępny w wersji bezpłatnej. Narzędzie umożliwia prowadzenie nie tylko rozmów tekstowych, ale także audio i wideo. Korzystając ze Slacka, możesz także bezpłatnie przesyłać pliki i tworzyć kanały tematyczne. Slack jest dostępny na urządzenia mobilne w formie prostej w obsłudze aplikacji.

Przykłady narzędzi, które zaprezentowałam powyżej, mogę polecić z czystym sumieniem i mam nadzieję, że pomogą Wam w niełatwych początkach pracy WA.

Praca zdalna – praktyczne wskazówki

Praca zdalna - praktyczne wskazówki

Praca zdalna, znana także jako home office stała się w Polsce bardzo popularna. Jak wszyscy doskonale wiemy, przyczyną tego była pandemia i to chyba jedyna rzecz, jaką możemy jej zawdzięczać. Wraz z wprowadzeniem pierwszych obostrzeń ogromna liczba pracodawców, szczególnie tych, których działalność firmy związana jest z pracą biurową, uświadomiła sobie, że ich pracownicy swoje dotychczasowe obowiązki mogą wykonywać z domu. Dzięki coraz częstszemu wprowadzaniu pracy zdalnej, wielu przedsiębiorców uchroniło swoje biznesy przed upadłością, a pracownicy nie musieli obawiać się o swoje zatrudnienie.

Wybrałam dla siebie zawód Wirtualnej Asystentki z wielu powodów, a jednym z nich była możliwość pracy z dowolnego miejsca. Lubię pracować z domu i cieszy mnie, że coraz więcej osób decyduje się na pracę w trybie home office. Jak pokazują badania Dailyfruits – wnieś zdrową energię do firmy! opublikowane w portalu INFOR PL S.A. aż 56% kobiet również preferuje pracę zdalną.

Co doskwiera nam pracując w biurze?

  • dojazdy, korki, problemy z parkowaniem
  • poczucie bycia kontrolowaną
  • niekomfortowe i niewygodne warunki
  • „sztywne” godziny pracy, które mogą okazać się szczególnie uciążliwe dla aktywnych zawodowo mam małych dzieci.

Jak efektywnie pracować z domu?

Jeśli rozpoczynasz karierę Wirtualnej Asystentki, bądź jakąkolwiek inną pracę, którą będziesz wykonywała zdalnie, a nigdy wcześniej nie pracowałaś w trybie home office, powinnaś się do tego dobrze przygotować. Choć może wydawać się to banalne, wcale nie jest tak łatwo pracować z domu. Na każdym kroku czeka na Ciebie masa rozpraszaczy – niewywieszone pranie, obiad do ugotowania, ulubiony serial i wiele innych…

Co zrobić, aby praca zdalna przyniosła zamierzone efekty?

Po pierwsze – dobre nawyki. Czy wiesz, jakie nawyki mają milionerzy? Co robili i co robią ludzie sukcesu, którzy dzięki nawykom zdobyli szczyty świata biznesu? I co ja, jako Wirtualna Asystentka, robię, by być jak człowiek sukcesu?

Przede wszystkim ludzie, którzy zbudowali swój własny sukces, są niezwykle produktywni:

  • skrupulatnie planują każdy dzień pracy
  •  prowadzą kalendarz
  • doskonale organizują swój czas
  • wykorzystują dzień w 100%.

Planowanie to podstawa w prowadzeniu biznesu. Dobrze zorganizowany dzień pracy Wirtualnej Asystentki to już połowa sukcesu. W moim życiu nie ma czasu na dezorganizację. Skrzętnie pilnuję zarządzania swoim czasem, ponieważ realizując projekty dla swoich Klientów, zawsze staram się dotrzymać ustalonego terminu. Dzięki temu nie muszę martwić się o brak wolnego czasu dla siebie i mojej rodziny.

Po drugie postaw sobie cele, które zrealizujesz danego dnia pracy. Ich realizacja realnie zwiększy Twoje szanse na odniesienie sukcesu w branży, szczególnie jeśli sama sobie jesteś szefem. Określenie celu i systematyczne działanie w kierunku jego osiągnięcia to nawyk ludzi, którzy własną pracą dorobili się fortuny. Dokładnie w taki sposób działam w pracy Wirtualnej Asystentki. Doświadczenie nauczyło mnie, że nie mogę odkładać niczego na później i ulegać prokrastynacji. Chcąc widzieć wyniki, muszę działać i konsekwentnie brać odpowiedzialność za powierzone mi zadania.

Więcej nawyków znajdziesz w książce Brian Tracy „Nawyki warte miliony – jak nauczyć się zachowań przynoszących bogactwo”. Na mojej półce jest na podium wśród tych motywujących i bardzo polecam ją w szczególności wszystkim przyszłym Wirtualnym Asystentkom!

Narzędzia do mierzenia czasu pracy

Narzędzia do mierzenia czasu pracy

Od momentu kiedy rozpoczęłam pracę jako Wirtualna Asystentka kontrolowanie czasu, jaki poświęcam na wykonanie danego zadania, stało się niezwykle istotne. Nie tylko dla mnie, ale przede wszystkim dla osób, które korzystają z moich usług. Klienci bardzo często oczekują konkretnego zestawienia – chcą wiedzieć, ile czasu zajęła wykonana dla nich praca. Nic w tym dziwnego, płacąc za usługę, mają do tego pełne prawo. Na szczęście z pomocą przychodzą narzędzia do mierzenia czasu pracy, które z dokładnością co do sekundy mierzą czas, w jakim dane zadanie zostało wykonane.

Rozpoczynając karierę w wirtualnej asyście lub jako project manager możliwe, że za jakiś czas zatrudnisz pracowników, a narzędzia do mierzenia czasu pracy pomogą Ci kontrolować ich przepracowany czas, delegować zadania i ustalić kwotę wynagrodzenia. Jeśli z kolei planujesz zostać freelancerem, kontrolowanie czasu, który poświęcasz na swoją pracę, pomoże Ci oszacować ile czasu potrzebujesz na podobne zadania i projekty dla przyszłych Klientów. Dzięki temu będziesz w stanie łatwiej określić termin, w którym zrealizujesz zlecenie.

Narzędzia, które opisuję poniżej, pomagały mi w codziennej pracy na różnych etapach mojej działalności i z całą pewnością mogę je polecić.

 

Pierwszym z narzędzi, które możesz wykorzystać w pracy freelancera, project managera lub Wirtualnej Asystentki jest Clockify. To darmowy program umożliwiający śledzenie czasu pracy, zarówno Twojego, jak i osób, z którymi współpracujesz. Clockify daje również możliwość raportowania, zarządzania zespołem i projektami oraz delegowanie zadań. Tworzenie raportów w PDF umożliwia przedstawienie Klientowi dokładnego zestawienia, które pokazuje, ile czasu poświęciłeś na jego projekt lub zadanie. Co ważne, narzędzie umożliwia bezpłatne dodanie nieograniczonej liczby użytkowników, dzięki czemu świetnie sprawdza się także w większych firmach. Clockify jest dostępne tylko w języku angielskim, ale obsługa programu jest bardzo intuicyjna i jestem pewna, że każdy sobie z nim poradzi. Dodatkowym plusem jest to, że Clockify można pobrać w formie aplikacji na telefon.

Hubstaff to narzędzie, które umożliwia Klientowi monitorowanie postępów w pracy nad jego projektem lub zadaniem w czasie rzeczywistym. Jest to szczególnie dobre rozwiązanie dla freelancerów, którzy rozliczają się z Klientem na podstawie ilości przepracowanych godzin. Ciekawą opcją, którą oferuje Hubstaff, jest automatyczne tworzenie screenshotów, które pokazują Klientowi, czy w faktycznie pracowało się w czasie, który powinno poświęcić na jego zadanie. Hubstaff może okazać się niezwykle przydatny dla każdego, kto delegują część zadań innym, daje bowiem możliwość monitorowania, co pracownik robi w czasie pracy, śledzi jego aktywność i przeglądane strony internetowe. Przydatną funkcją jest automatyczne generowanie faktury na podstawie raportu czasu pracy poświęconego na projekt danego Klienta. Narzędzie podobnie jak Clockify jest dostępne w języku angielskim. Niestety, nie jest darmowe – miesięczny koszt wynosi od 5,83 USD w zależności od liczby użytkowników dodanych do projektu.

W odróżnieniu od dwóch poprzednich narzędzi, Worktime Expert jest dostępny w języku polskim. Jego głównym zadaniem jest monitorowanie czasu pracy, a dodatkowo daje możliwość rejestrowania rozmów telefonicznych. To narzędzie jest niezwykle pomocne w optymalizacji kosztów związanych z czasem pracy, a co za tym idzie – może skutecznie pomóc w zwiększeniu zysków. Jeśli zdecydujesz się na pracę z Worktime Expert, zyskasz możliwość zarządzania poszczególnymi zadaniami oraz delegowania ich swoim współpracownikom poprzez nadanie odpowiedniego statusu. Program pozwala wygenerować szczegółowy raport zawierający dokładny czas poświęcony na wykonanie projektu, który następnie możesz przedstawić Klientowi. Worktime Expert umożliwia wystawianie faktury, którą w każdym momencie można edytować. Wybór tego narzędzia wiąże się z koniecznością comiesięcznej opłaty, ceny zaczynają się od 32 zł miesięcznie. Jest to program którego używam obecnie i na ten moment ma większość opcji, które są mi niezbędne.

Ostatnie z narzędzi do monitorowania czasu pracy, podobnie jak Clockify, jest całkowicie darmowe. Będzie to najlepszy wybór dla wszystkich freelancerów, którzy pracują samodzielnie, bez wsparcia innych osób. Korzystanie z tego narzędzia jest możliwe zarówno w przeglądarce internetowej, jak i aplikacji mobilnej. Toggl jest bardzo prosty w obsłudze – za pomocą jednego kliknięcia rozpoczyna proces monitorowania czasu, który poświęcasz na pracę. Ponadto może synchronizować się z wszystkimi narzędziami, z których korzystasz w pracy – dzięki temu bez obaw możesz rozpocząć pracę na laptopie, a zakończyć korzystając ze smartfonu. Pozwala wygenerować dzienne, tygodniowe i miesięczne raporty, które można udostępnić Klientowi. Kolejną opcją, o której warto wspomnieć, jest kalendarz, w którym możesz planować poszczególne zadania. Aplikacja posiada funkcję, która przypomni Ci o przerwie lub zakończeniu pracy, jeśli wykryje zbyt długą bezczynność.

Jak widać, istnieje duży wybór narzędzi monitorujących czas pracy. Ja sama od początku działalności jako Wirtualna Asystentka korzystam z takiego rozwiązania, dzięki czemu moi Klienci zawsze mają wgląd w czas, który poświęciłam w wykonaną dla nich pracę. Zaufanie Klienta to podstawa, dlatego polecam każdemu freelancerowi, aby korzystał z tego typu programów dostosowanych do własnych potrzeb.

podsumowanie roku 2021, wirtualna asystentka 2021

Podsumowanie roku 2021, plany na rok 2022 oraz świąteczne życzenia

post-swieta

Podsumowanie roku 2021, plany na rok 2022 oraz życzenia świąteczne!

W tym wpisie chcę Ci podziękować za ten rok razem i nie będę ukrywać, że bardzo cieszę się na nadchodzące lata i wiele wspólnych projektów. Dla wielu 2021 rok był przełomowy, ale niezbyt pozytywnie, a dla mnie jest to rok pełen sukcesów.

Pomimo pandemii, zdecydowałam się na otwarcie JDG, pozyskałam dofinansowanie na działalność, w końcu mam oszczędności i widzę jak z dnia na dzień moja firma rozwija się i rozkwita… a ja wraz z nią. I wiesz co? 

Nie mam zamiaru się nawet na chwilę zatrzymać.

Bardzo dobrze, tak prywatnie wiem, dlaczego postanowiłam działać pod swoim nazwiskiem i budować zespół. Dzięki doświadczeniu udaje mi się eliminować przeszkody w prowadzeniu biznesu, usprawniać procesy i realizacje projektów w różnych branżach.

W roku 2022 planuję:

  • ukończyć ebooka o Wirtualnej Asyście (tak wiem, jest tego mnóstwo, jednak uważam, że każda historia jest inna i wnosi co innego);
  • rozwinąć ofertę dla początkujących WA o mentoring, szkolenia, webinary i wiele innych ciekawych atrakcji;
  • zatrudnić na stałe kolejną WA , która będzie wspierać mnie, a w zasadzie moich Klientów.
  • i jeszcze inne myśli chodzą mi po głowie, ale na spokojnie… mam na to kolejne 12 miesięcy, plan działania powoli domykam.
podsumowanie roku 2021, wirtualna asystentka 2021

Mam nadzieję, że Twój rok 2021 był równie przełomowy i odkrywczy jak mój, a Twoje plany na 2022 będą sprawiać, że pofruniesz na skrzydłach do realizacji swoich marzeń. Tego Ci życzę, by każdy dzień sprawiał Ci przyjemność i pchał Cię do przodu, równocześnie sprawiając radość na wspomnienie o nim.

Nie będę Ci życzyć wesołych, zdrowych Świąt (chociaż moja kartka mówi inaczej), bo nie każdy może być szczęśliwy, spędzić ten czas w gronie bliskich, lub z dala od bliskich ;), czy w zdrowiu. Powiem Ci szczerze, że ja nie lubię tego frazesu „zdrowych, wesołych świąt” bo, pomimo że ZAWSZE czekam na ten czas i wierzę, że tym razem będzie zdrowo i wesoło to mając obecnie 36 lat, jeszcze chyba nie było takich świąt, ale każde mile wspominam. Bo wiesz co?  Na jedną rzecz właśnie masz wpływ: na swoje wspomnienia i oczekiwania. Nie ma sensu stawać na głowie, by spełnić czyjeś oczekiwania. Zawsze znajdzie się ktoś niezadowolony. Dla mnie Święta to czas błogiego lenistwa i dbania nie tylko o moją rodzinę, ale też o siebie. Nie mam oczekiwań, że wszystkie waśnie zostaną magicznie zażegnane, że ktoś mi przyniesie ciepłą herbatę, czy że dzieci będą grzecznie i cicho bawić się u siebie… Życie to nie bajka, tylko zbieg zdarzeń i emocji, których nie zawsze kontrolujemy i właśnie ta świadomość braku kontroli, powoduje, że święta są dla mnie zawsze czymś miłym i oczekiwanym, a potem cudownie wspominanym.

Tak więc, wrzucamy na luz, asertywnie dbamy o siebie i staramy cieszyć się tym co przychodzi. 

Asana – pomocnik przy zarządzaniu projektami

narzędzia dla wirtualnej asystentki Asana

Asana - pomocnik przy zarządzaniu projektami

Czasem mam wrażenie, że jestem zbudowana z przeciwieństw. Z jednej strony lubię ład i porządek, z drugiej strony gromadzę duże ilości przedmiotów i stawiam sobie wiele zadań, które ciężko usystematyzować. Z jednej strony jestem szybka i wielofunkcyjna a z drugiej strony lubię wieczorową porą położyć się na kanapie i tak trwać, nie wykonując żadnych ruchów, które nie są niezbędne. Staram się być systematyczna, ale bywam chaosem. Przy tym wszystkim nie lubię tracić kontroli, bo to z kolei kosztuje mnie utratę spokoju, a tego staram się za wszelką cenę unikać.

Żeby uniknąć negatywnych skutków mojej ambiwalentnej natury na gruncie zawodowym, korzystam z pewnych narzędzi, które ułatwiają mi unikanie dezorganizacji i wspierają proces porządkowania oraz skutecznego realizowania zleceń. Pomagają mi tworzeniu planu działania i jego realizacji. Jednym z moich ulubionych narzędzi jest Asana, bez której nie wyobrażam sobie codziennej pracy.

Czym jest Asana?

Jest to dosyć proste i intuicyjne narzędzie do zarządzania projektami i zadaniami. Korzystam z niego, aby monitorować pracę nad zleceniami indywidualnymi oraz nad większymi projektami. Program pomaga mi w kontrolowaniu postępów pracy, zarówno mojej, jak i osób, z którymi współpracuję. Dzięki niemu nie mam konieczności aktualizacji mailowych i pilnowania notatek, które nie raz zapisuję w różnych miejscach. Dzięki temu programowi wszystkie najważniejsze informacje związane z danym projektem gromadzę w jednym miejscu.

Zalety Asany:

  • Prosta w użyciu – moim zdaniem jest to narzędzie, z którym poradzi sobie każdy. Jest bardzo intuicyjna i przejrzysta, wystarczy kilka chwil, żeby zrozumieć, jak działa i nauczyć się w niej poruszać
  • Zwiększa wydajność pracy – jako osoba odpowiedzialna za dany projekt czy zadanie, możesz zaprosić innych użytkowników lub współpracowników, którzy będą brać udział w projekcie. Użytkownicy, którzy zostaną przypisani do danego projektu, otrzymają powiadomienia, zawsze kiedy wprowadzisz zmiany lub dodasz nowe zadanie
  • Bezpieczeństwo – Asana została stworzona w taki sposób, aby dbać o poufne dane. Posiada specjalną zaporę sieciową, która chroni wrażliwe dane. Jeśli pracujesz nad poufnym projektem, możesz być pewna, że Asana zapewni im odpowiednie zabezpieczenie, a dostęp do nich będą mieli tylko upoważnieni przez Ciebie użytkownicy
  • Jasny podział obowiązków – jak już wspomniałam, dzięki Asanie możesz przypisać zadania swojemu zespołowi, dzięki czemu każdy będzie wiedział co i w jakim czasie powinien wykonać. Zmniejszy to liczbę nieporozumień i niedotrzymywania terminów
  • Powtarzanie zadań – program posiada funkcję, która umożliwia powtarzanie danego zadania codziennie, co tydzień, co miesiąc lub w poszczególne dni miesiąca, w zależności od potrzeby. To bardzo przydatna funkcja, która ułatwia pracę
  • Komunikacja – narzędzie umożliwia komunikację pomiędzy użytkownikami w formie prywatnej lub na czacie grupowym

Asana jest dostępna w wersji darmowej i płatnej. Możesz przetestować większość jej funkcji bez ponoszenia kosztów oraz skorzystać odpłatnie z bogatszej wersji programu, gdy ta podstawowa przestanie wystarczać. Wersja darmowa jest moim zdaniem rozbudowana na tyle, że powinna zaspokoić potrzeby większości użytkowników. Możemy w niej tworzyć duże projekty, dodawać mniejsze zadania, a nawet podzadania. Bardzo przyjemną funkcją jest możliwość przeglądania zadań w postaci tablic kanban, list zadań lub kalendarza. Do każdego projektu możemy za darmo przypisać do 15 osób, które widzą swój deadline, mają możliwość wymiany informacji i załączników oraz zmiany statusu zadania. Każdy projekt posiada miejsce, do którego możemy wrzucać przydatne pliki.

Jednym słowem – polecam. Michalina Ossowska

PS. Chcesz upewnić się, czy Asana przyda się właśnie Tobie i uzyskać indywidualne wskazówki, co do wykorzystania jej funkcji? Kup konsultację na start!

Czym zajmuje się konsjerż?

concierge wortualna asystentka, konsjerż

Czym zajmuje się konsjerż?

Moi Klienci często pytają mnie o dokładny zakres obowiązków i możliwości konsjerża. Jeśli wy również zastanawiacie się co dokładnie ma wspólnego Wirtualna Asystentka z consierge, w tym wpisie postaram się Wam to wyjaśnić.

Konsjerż to zawód, który pojawił się już w średniowieczu. Wówczas do jego zadań należało dbanie o to, aby świece rozjaśniające mroki pałacowych komnat i korytarzy nigdy nie gasły. W XX wieku konsjerża można było spotkać w ekskluzywnych hotelach. W tym czasie jego głównym obowiązkiem było witanie gości i dbanie o ich komfort w czasie pobytu. Dzisiejszy konsjerż to przede wszystkim osobisty asystent. Po latach zapomnienia zawód ten wraca do łask w nowej formie. Choć definicji „concierge” można znaleźć wiele, do mnie najbardziej trafia ta znaleziona na portalu EverybodyWiki: „Konsjerż to osoba, która wyręczy cię w wielu sprawach, zorganizuje Twoje marzenia oraz ofiaruje Ci czas, którego nie będziesz pożytkować na czasochłonnym załatwianiu spraw”.

Co łączy Wirtualną Asystentkę i Konsjerża?

Przede wszystkim to, że jako asystentka zapewniam moim Klientom kompleksowe wsparcie, ale nie tylko w zakresie prowadzonego biznesu. Ponadto będąc konsjerżem, oferuję pomoc w najpilniejszych oraz prywatnych, często przyziemnych sprawach, i jest to naturalna konsekwencja współpracy opartej na zaufaniu i szczerości. Zasadnicza różnica polega na tym, że WA działa wyłącznie zdalnie, za pomocą różnych form komunikacji na odległość.

Przykładowe zadania, które można powierzyć konsjerżowi:

  • pilnowanie grafiku,
  • umówienie wizyty do trudnodostępnego specjalisty,
  • zakup biletów lotniczych i rezerwację noclegów na ostatnią chwilę,
  • rezerwację stolika w restauracji,
  • organizację spotkań biznesowych.

Consierge dba o sprawy swojego pracodawcy i tak naprawdę rozpiętość jego zadań zależy od indywidualnej umowy. Osobiście uważam, że można uznać konsjerża za pierwowzór Wirtualnej Asystentki.