Michalina Ossowska

Dagmara Podhorodecka

NARZĘDZIA GOOGLE

Narzędzia Google

Google zna chyba każdy. Najczęściej kojarzy nam się z wyszukiwarką internetową, która zna odpowiedź na prawie każde pytanie. A czy znasz narzędzia Google? Prowadząc biznes, możesz korzystać z wielu ciekawych rozwiązań, które umożliwia ten internetowy gigant. W tym artykule opiszę najciekawsze funkcje poczty, kalendarza i dysku, z których sama korzystam na co dzień. 

Google Workspace

Jednym z podstawowych narzędzi, które warto wykorzystać prowadząc firmę jest Google Workspace. Możliwe, że znasz je pod nazwą G Suite, ponieważ jakiś czas temu zmienił swoją nazwę. Jest to narzędzie dedykowane bezpośrednio firmom.

Pakiet zawiera między innymi:

  • Gmail – bezpieczną pocztę spełniającą wymogi RODO
  • Google Docs – narzędzie umożliwiające tworzenie dokumentów tekstowych
  • Google Drive – służący do przechowywania danych i plików
  • Kalendarz
  • Czat, dzięki któremu możesz komunikować się z innymi użytkownikami

Jakiś czas temu wspominałam o tym  w moim artykule o  narzędziach dla Wirtualnych Asystentek, a dzisiaj chcę przedstawić bardziej szczegółowe możliwości.

Poczta Google

Prowadząc biznes, warto korzystać z poczty, którą znajdziesz właśnie we wspomnianym wyżej pakiecie Google Workspace. Zastanawiasz się pewnie, czym różni się ona od tradycyjnego Gmaila? Przede wszystkim bezpieczeństwem oraz tym, że spełnia wszystkie wymagania RODO. Domyślna pamięć poczty zaczyna się od 30 GB na użytkownika. Poczta w ramach Google Workspace jest również objęta wsparciem pomocy technicznej, więc w razie jakichkolwiek problemów nie musisz się martwić i szukać rozwiązań na własną rękę.

Funkcje poczty, które ułatwią Twoją pracę:

  • Filtrowanie wiadomości i odkładanie nieprzeczytanych maili na później
  • Planowanie godziny, w jakiej mail ma zostać wysłany – możesz napisać maila nawet w środku nocy, a jego wysyłkę zaplanować na konkretną godzinę następnego dnia. 
  • Dodawania sygnatury, czyli podpisu. Możesz ustawić kilka podpisów (stopkę), które będą dołączone do każdej wysłanej przez Ciebie wiadomości, dzięki czemu nie musisz pamiętać o podpisie przy każdym wysłanym mailu. Podpisów może być kilka np. osobny do wersji polskiej, a osobny do angielskiej, dzięki czemu wybierzesz sobie potrzebny w danej chwili.
  • Dodawanie zakładek/kategorii – ta funkcja bardzo ułatwia pracę. Współpracując z kilkoma Klientami i otrzymując codziennie wiele maili, stworzenie kategorii jest świetnym rozwiązaniem, które ułatwia utrzymanie porządku na skrzynce pocztowej. 
  • Szablony maili – poczta umożliwia również tworzenie szablonów wiadomości. Dzięki temu nie musisz każdorazowo tworzyć tej samej odpowiedzi na często powtarzające się pytanie. Szablon wyślesz za pomocą jednego kliknięcia i możesz dodać w nim swój podpis. 
  • Integracja poczty z Asaną – Asana to jedno z moich ulubionych narzędzi, o których więcej przeczytasz w moim artykule, w którym opisałam aplikacje ułatwiające planowanie pracy. Korzystając z tego rozwiązania, możesz tworzyć zadania i projekty w Asanie bezpośrednio ze skrzynki pocztowej Google. Z poziomu poczty możesz też ustawić zadania jako ukończone oraz wyszukiwać je bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej. Dzięki integracji, możemy zaznaczyć email jako zadanie.

Dysk Google

To narzędzie, dzięki któremu możesz przechowywać pliki i dane w bezpiecznym miejscu na chmurze. Korzystając z dysku Google, masz do niego dostęp właściwie w każdym miejscu, wystarczy tylko, że zalogujesz się na swoje konto. Dostępny jest też w formie aplikacji na telefon. Dysk może obsłużyć aż 100 różnych formatów (np. DOC i DOCX, XLS, XLSX, PDF, SVG, ZIP i RAR i wiele, wiele innych). Jest zintegrowany z dokumentami, arkuszami oraz Prezentacjami Google, dzięki czemu użytkownicy mogą tworzyć wspólnie nowe dokumenty w czasie rzeczywistym. Obsługa dysku jest bardzo prosta i intuicyjna. Możesz dodać do niego dostęp wybranym osobom, np. Klientom lub udostępnić tylko pojedyncze foldery czy pliki.  Jeżeli pracujemy na komputerze w MS Office, to niestety czasami googlowskie rozwiązania zmieniają format i wygląd wizualny dokumentu. Po pobraniu na dysk dokument może wyglądać inaczej (np. przestawione marginesy).

Bezpłatnie możesz przechowywać do 15 GB danych. Możesz też dokupić przestrzeń na dysku. Tak prezentują się ceny:

  • 100 GB za 8,99 zł/miesięcznie;
  • 200 GB za 13,99 zł/miesięcznie;
  • 2 TB za 469,99 zł/miesięcznie.

Jak możemy wyczytać na stronie https://support.google.com/ : ”Google automatycznie sprawdza, czy pliki udostępnione Ci spoza organizacji nie zawierają phishingu lub złośliwego oprogramowania. Za każdym razem, kiedy udostępnisz plik poza swoją firmową sieć otrzymasz powiadomienie, że jest to ryzykowne i niezalecane. W przypadku wykrycia zagrożeń Google blokuje Ci dostęp do pliku, aby Cię chronić”. Nie musisz martwić się więc o bezpieczeństwo.

Kalendarz Google

Papierowe kalendarze coraz bardziej tracą na popularności. Na ich miejsce już dawno weszły kalendarze elektroniczne. Jednym z najbardziej znanych jest Kalendarz Google. Osobiście uwielbiam to narzędzie. Wykorzystuję je zarówno do pracy jak i do planowania życia prywatnego. 

Najważniejsze funkcje kalendarza Google to między innymi:

  • Możliwość ustawiania cyklicznych spotkań
  • Dodawanie osób, które mają uczestniczyć w zaplanowanym wydarzeniu
  • Ustawianie przypomnień
  • Udostępnianie kalendarza wybranym osobom lub współpracownikom
  • Oznaczanie wydarzeń za pomocą kolorów, dzięki czemu wszystko jest przejrzyste i czytelne
  • Ustawianie wydarzeń prywatnych – to przydatna opcja, jeśli udostępniasz swój kalendarz innym, a nie chcesz, żeby mieli oni dostęp do Twoich prywatnych wydarzeń
  • Wysyłanie maili do uczestników wydarzenia z poziomu kalendarza, dzięki czemu nie musisz tracić czasu na pisanie maili w Gmailu
  • Tworzenie listy zadań na konkretny dzień
  • integracja kalendarzy wewnątrz Google np. jeśli masz konto firmowe u Klienta i dostęp do jego kalendarza, to możesz zintegrować go z Google (o ile zabezpieczenia ze strony Klienta na to pozwalają).

A jeśli lubisz tradycyjne, papierowe kalendarze, możesz pobrać kalendarz Google w formie PDF i go wydrukować. 

Formularze Google

To narzędzie umożliwia tworzenie ankiet, dzięki którym możesz np. sprawdzić potrzeby klienta. Wyniki ankiet pokazywane są w Arkuszach oraz w formie prezentacji procentowej.  Możesz tworzyć ankiety jednokrotnego lub wielokrotnego wyboru, pytania mogą być obligatoryjne lub dowolne. Narzędzie pozwala na dostosowanie wyglądu formularza, co z kolei  możesz wykorzystać do odzwierciedlenia wyglądu Twojej marki. Do wyboru masz różne formy pytań, którym możesz dowolnie zmieniać kolejność.

Google daje wiele możliwości. Zarówno użytkownikom prywatnym jak i przedsiębiorcą. Ja opisałam te, które z czystym sumieniem mogę polecić i z których korzystam na co dzień. Część funkcji dostępna jest całkowicie za darmo, za inne trzeba zapłacić. Wszystko zależy od tego, jak duże masz wymagania i oczekiwania.

Jestem ciekawa, z jakich narzędzi Google Wy korzystacie najczęściej? Czekam na Wasze komentarze.

Czym różni się WA od asystentki biurowej? 

Czym różni się Wirtualna Asystentka od asystentki biurowej?

Często spotykam się z pytaniem: czym właściwie różni się Wirtualna Asystentka od asystentki biurowej zatrudnionej na etacie? Czy współpraca z WA jest korzystniejsza od zatrudnienia asystentki na umowę o pracę? W tym artykule postaram się przedstawić Wam różnice pomiędzy WA a asystentką biurową. 

Dlaczego warto zatrudnić asystentkę?

Badanie przeprowadzone przez grupę TAB wykazało, że przedsiębiorcy w swojej firmie poświęcają aż 68,1% czasu pracy na zadania administracyjne. Tylko 31,9% czasu pracy wykorzystują na rozwój biznesu. Najwięcej czasu zajmuje im odpowiadanie na e-maile, planowanie działań czy organizacja spotkań i podróży służbowych. Są to zadania, które bez problemu można delegować asystentce. Niektórzy przedsiębiorcy, szczególnie tacy, którzy dopiero rozpoczynają prowadzenie działalności gospodarczej, nie chcą zatrudniać pracownika na etat. W takiej sytuacji dobrym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług Wirtualnej Asystentki. 

Wirtualna asystentka a asystentka biurowa – różnice

Jak wspomniałam, ludzie często nie znają różnic pomiędzy WA a asystentką biurową. Nie wiedzą też, jak wiele mogą zyskać, jeśli zdecydują się na wirtualną asystę. Nic w tym dziwnego. Do niedawna większość ludzi nie wyobrażała sobie pracy zdalnej, a asystentka była kojarzona tylko z panią spędzającą 8 godzin za biurkiem w firmie. Ja od 2020 roku pracuję jako Wirtualna Asystentka i Project Manager, a wszystkie zadania wykonuję zdalnie, więc jak widzicie – da się. 

Zanim założyłam własny biznes, pracowałam jako asystentka zarządu i asystentka biura, dlatego na własnej skórze przekonałam się, jakie są różnice pomiędzy WA a asystentką na etacie. 

Oszczędność

Badania przeprowadzone przez www.vouchercloud.com jednoznacznie wskazują, że przeciętny pracownik poświęca tylko niecałe 3 godziny na wykonywanie swoich obowiązków zawodowych. W tym czasie pracownicy są najbardziej produktywni i wykonują swoje zdania z dużym zaangażowaniem. Po upływie 3 godzin produktywność pracowników spada, poświęcają więcej czasu na rozmowy czy przeglądanie social mediów. Badanie zostało przeprowadzone na 1989 brytyjskich pracownikach biurowych zatrudnionych na cały etat. Co ciekawe, aż 70% ankietowanych przyznało, że nie jest produktywna przez cały dzień pracy. 

Jest to jedna z najistotniejszych różnic pomiędzy Wirtualną Asystentką a pracownikiem zatrudnionym na etacie. Podejmując współpracę z WA, płacisz jej tylko za godziny, które faktycznie poświęciła na pracę dla Ciebie i Twojej firmy. Z kolei pracownikowi musisz zapłacić za całe 8 godzin bez względu na to, czy swoje zadania wykonał w godzinę, a resztę dnia poświęcił na rzeczy niekoniecznie związane z pracą. Do tego dochodzą stałe koszty pracodawcy, tj.: wynagrodzenie, urlop, składka na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i chorobowe, składka emerytalna, rentowa i tak dalej… Koszty pracodawcy są naprawdę ogromne. 

Praca zdalna

WA pracuje zdalnie. Możesz podjąć z nią współpracę, nawet jeśli Twoja firma znajduje się na drugim końcu Polski lub w innym państwie. Nie musisz martwić się więc o koszty związane, chociażby z wynajęciem biura. Oczywiście asystentka biurowa na umowie o pracę też może pracować zdalnie. Jednak musisz zapewnić jej niezbędny sprzęt. Wirtualna asystentka pracuje na swoich narzędziach. Dzięki temu odpada Ci kolejny koszt, jaki musiałbyś ponieść, zatrudniając pracownika na etat.

Okres zatrudnienia

Jeśli decydujesz się zatrudnić pracownika biurowego na umowę o pracę, powinieneś nastawić się na dłuższą współpracę. Jest to dobre rozwiązanie, jeśli stać cię na zatrudnienie pracownika i szukasz kogoś do długoterminowej współpracy. Jeśli jednak potrzebujesz pomocy na krótszy czas, szukasz kogoś, kto pomoże Ci przy projekcie lub po prostu osoby, która będzie elastyczna, to wybór WA będzie prawdopodobnie najlepszym rozwiązaniem. 

Wielozadaniowość

Asystentka biurowa najczęściej posiada konkretne umiejętności potrzebne do wykonania danej pracy. Wirtualna Asystentka często specjalizuje się w kilku dziedzinach, a dodatkowo współpracuje z zespołem specjalistów, dlatego możesz zlecić jej o wiele więcej różnorodnych zadań. 

Podsumowując, z mojego doświadczenia wynika, że asystentka biurowa ma bardzo odpowiedzialną pracę, jednak skupia się ona najczęściej na zadaniach ukierunkowanych w jedną konkretną dziedzinę. Największym plusem asystentki biurowej jest jej obecność w firmie. 

Uważam, że Wirtualne Asystentki mają większe możliwości, dzięki czemu mogą pomóc Ci w większości zadań w Twojej firmie, bez konieczności przejścia na etat. Będąc WA jestem zdania, że nie ma rzeczy niemożliwych. Mogę nawet “podać” kawę Klientowi. Zastanawiasz się jak?  Wystarczy, że zamówię ją przez Internet, a kurier dostarczy cieplutką kawę pod same drzwi biura mojego Klienta! 

Jeśli szukasz Wirtualnej Asystentki i Project Managera, to zapraszam na moją stronę www, gdzie znajdziesz ofertę i zapiszesz się na bezpłatną konsultację, na której wspólnie omówimy, jak mogę Ci pomóc.  

Wypalenie zawodowe

Wypalenie zawodowe

Wypalenie zawodowe brzmi dla Ciebie znajomo? Na samą myśl o wyjściu rano do pracy i spędzeniu tam ośmiu godzin odczuwasz stres? Możliwe, że to pierwsze symptomy wypalenia zawodowego. Nie martw się, sama byłam w podobnej sytuacji i mam nadzieję, że tym artykułem pokażę Ci, że z każdej sytuacji można znaleźć wyjście

Wypalenie zawodowe – co to takiego?

Zgodnie z trójwymiarową teorią wypalenia zawodowego Christiny Maslach jest to “zespół wyczerpania emocjonalnego, depersonalizacji i obniżonego poczucia dokonań osobistych, który może wystąpić u osób pracujących z innymi ludźmi w pewien określony sposób”. Czyli mówiąc prościej, wypalenie zawodowe występuje wtedy, gdy praca nie daje Ci już satysfakcji, nie widzisz w niej sensu i odczuwasz niezadowolenie z rzeczy, które kiedyś sprawiały Ci przyjemność. 

Następstwem wypalenia zawodowego może być uczucie przewlekłego stresu, złe samopoczucie, a nawet depresja. Często powoduje obniżenie własnej wartości i uczucie zmniejszenia swoich możliwości zawodowych. Jeśli więc Twoja praca wywołuje u Ciebie negatywne odczucia, mogą to być pierwsze oznaki wypalenia. Warto wtedy bardziej zwrócić uwagę na to, co właściwie przeszkadza Ci w pracy i dlaczego nie przynosi ci już ona takiej satysfakcji. 

Niepokojące symptomy

Co prawda wypalenie zawodowe nie jest chorobą, ani zaburzeniem, jednakże w momencie, kiedy do niego dojdzie, postaraj się zareagować jak najszybciej. Życie w ciągłym stresie lub lęku może prowadzić do złego samopoczucia, a nawet problemów zdrowotnych. 

Najczęściej spotykane objawy według portalu ABC Zdrowie, to:

  • wyczerpanie emocjonalne
  • depersonalizacja 
  • obniżone poczucie dokonań osobistych 

Osoby, które na własnej skórze poznały, czym jest wypalenie zawodowe, zwracały również uwagę na:

  • objawy fizyczne – częste bóle głowy i brzucha
  • zmniejszoną wydajność
  • przewlekłe zmęczenie
  • alienację od czynności związanych z pracą

Oczywiście tylu, ilu jest ludzi na świecie, tyle może być objawów świadczących, że jesteś na drodze do wypalenia zawodowego. Zawsze warto słuchać siebie i tego co mówi nam nasze ciało (fizycznie i psychicznie).

Jak poradzić sobie z wypaleniem zawodowym?

Na to pytanie postaram się odpowiedzieć na swoim przykładzie. Co prawda nigdy nie doświadczyłam 100% wypalenia zawodowego, ale byłam już na drodze do tego stanu. U mnie głównym powodem nie był stres, ale poczucie niedocenienia. Kiedy czujesz się niedoceniany w pracy, a jednocześnie przytłoczony pracą i obowiązkami zawodowymi to jest to krok do wypalenia… Balans jest ważny, zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym. Jeśli daję z siebie wszystko w pracy, to oczekuję też, że zostanę odpowiednio doceniona. U mnie właśnie to znalezienie się „na ścieżce prowadzącej do wypalenia” było jednym z powodów, przez które postanowiłam założyć firmę. Zawsze lubiłam swoją pracę i chciałam robić to, co potrafię najlepiej, ale na swoich zasadach. 

Opowiem Wam też jedną „ciekawostkę”. Drugi raz na ścieżce prowadzącej do wypalenia znalazłam się… na początku prowadzenia firmy! Nieźle, prawda? Ktoś mógłby pomyśleć, że jestem niespełna rozumu, skoro zmieniłam etat na własny biznes, a znowu byłam nieszczęśliwa? Jednak tym razem również nie było to spowodowane tym, że znudziła mi się moja praca, albo że nie czułam się doceniona. Po prostu pokonał mnie natłok obowiązków, brałam każde zlecenie, nikomu nie odmawiałam. Zapytasz dlaczego? Z dwóch prostych przyczyn: chciałam zbudować swoją markę osobistą, a także zdobyć jak najwięcej klientów, a co za tym idzie – stabilizację zawodową. Na szczęście w porę się ocknęłam i wprowadziłam kilka dobrych nawyków. Nauczyłam się odmawiać i bilansować życie prywatne z zawodowym. 

Czas na zmiany?

W poradnikach znajdziecie wskazówki, jak poradzić sobie z wypaleniem zawodowym. W większości są to porady mówiące o wprowadzeniu ćwiczeń relaksacyjnych, zmiany trybu życia oraz podjęciu rozmowy z przełożonym. Spora część doradza też wyjazd na dłuższy urlop. Te wskazówki są jak najbardziej przydatne i oczywiście mogą okazać się pomocne. Jeśli jednak po powrocie z wakacji lub zmianie trybu życia nadal odczuwasz, że Twoja praca to nie to, w czym czujesz się dobrze, może warto pomyśleć o zmianie?

Zmiany zawsze są trudne i zawsze istnieje ryzyko, że zamiast poprawić swoją sytuację, to ją pogorszymy. Ale jak wiesz, „kto nie ryzykuje, ten nie pije szampana”. Życie masz tylko jedno, dlatego trzeba wykorzystać je do granic możliwości! Ja zaryzykowałam, stworzyłam firmę od zera i nie żałuję. Choć początki wspominam średnio.

Chcesz spróbować swoich sił i sprawdzić, czy spełnisz się jako Wirtualna Asystentka? A może masz własny pomysł na biznes lub chcesz zmienić karierę zawodową, ale nie wiesz w jakim kierunku pójść? Zapraszam na konsultacje na start. W trakcie spotkania wspólnie przeanalizujemy Twoją sytuację, a po spotkaniu wyślę do Ciebie podsumowanie i wskazówki.

A jeśli prowadzisz firmę i praca zaczyna Cię przytłaczać – to może być dobry moment na oddelegowanie zadań. Chętnie pomogę Ci w dotrzymaniu terminów realizacji Twoich zadań. Podziel się ze mną swoimi wyzwaniami i wspólnie rozwińmy Twój biznes! Cała moja kariera zawodowa to bycie managerem i asystentką.

Networking

Networking

Według definicji networking to „budowanie i podtrzymywanie relacji”. W tłumaczeniu na język polski to angielskie słowo oznacza „sieć” – w domyśle sieć kontaktów.  Dlaczego jest on tak ważny, jeśli prowadzisz własny biznes? Co może Ci dać? W tym artykule postaram się odpowiedzieć na te pytania i podzielę się z moją opinią na temat networkingu.

Na czym polega networking?

Zacznę od wyjaśnienia, czym właściwie jest ten proces i dlaczego warto go stosować. Networking to budowanie długotrwałych relacji, które mogą nieść za sobą korzyści dla obu stron. Nawiązywanie kontaktów może odbywać się zarówno w tzw. realu, jak i przez Internet. Tutaj jako przykład mogę podać moje znajomości, które nawiązałam z innymi Wirtualnymi Asystentkami. Znamy się już wiele miesięcy, często spotykamy się na „wirtualnych kawach”, wymieniamy spostrzeżeniami i nie raz nawzajem polecamy swoje usługi Klientom. I właśnie na tym polega networking – to nie jest zwykłe poznawanie ludzi w celach tylko towarzyskich, ale ma to też otoczkę biznesową. Połączenie wspólnych sił różnych profesjonalistów jest pomocne w budowaniu biznesu.

Przykład oparty na moim biznesie

Klient napisał do mnie z zapytaniem o usługę, której nie wykonuję. Mogłabym po prostu odmówić i zapomnieć o temacie. Ale wiedząc, że inna koleżanka z branży zajmuje się właśnie tym, czego oczekiwał Klient, bez wahania mu ją poleciłam i dałam do niej namiary. Takie sytuacje zdarzają się co jakiś czas i działają w obie strony. Niejednokrotnie odezwał się do mnie Klient, któremu moje usługi poleciła inna osoba z branży. I właśnie tak to powinno działać. Na tym polega networking, na wspólnym pomaganiu sobie w rozwoju kariery. Networking nie musi dotyczyć tylko osób z tej samej branży. Mogą to być osoby, które znamy, z którymi utrzymujemy kontakt, ale też starzy znajomi czy całkiem obcy dla nas ludzie. Ważne, żeby wspierając cudze ścieżki rozwoju zawodowego budować też swoją karierę.

Dlaczego networking jest tak ważny?

Osobiście uważam, że jest to jedna z najlepszych metod na budowanie biznesu i rozwój osobisty. Networking skutecznie może być wykorzystywany nie tylko przez przedsiębiorców, ale i przez pracowników. Zachęcam Was do zapoznania się z wynikami badań na stronie Zielonej Linii.  Ankieterzy zapytali pracowników, czy ich zdaniem networking jest pomocny w poszukiwaniu pracy, a przede wszystkim – czy jest skuteczny. Dzięki badaniu możemy dostrzec, że aż 91% ankietowanych informuje swoich znajomych, że poszukują pracy. Z kolei aż 68% zadeklarowało, że udało im się znaleźć zatrudnienie dzięki rekomendacjom lub poleceniu znajomych.

Networking może być szczególnie pomocny, jeśli dopiero zaczynasz rozkręcać swój biznes albo chcesz się przebranżowić. Bardzo często pracodawcy nie chcą zatrudniać osób bez doświadczenia w ich branży, a gdzieś to doświadczenie przecież zdobyć trzeba. I tutaj networking może okazać się kluczem do sukcesu, bo łatwiej jest zatrudnić osobę z polecenia, nawet jeśli nie ma doświadczenia, niż kogoś całkiem obcego.

Jak wynika z badania, networking w obecnych czasach ma naprawdę ogromne znaczenie nie tylko dla przedsiębiorców, ale też dla pracowników etatowych. Budowanie sieci kontaktów daje duże korzyści w odniesieniu do kariery zawodowej.

Jak zacząć zdobywać kontakty?

Zastanawiasz się, jak zacząć budować sieć kontaktów i poznawać nowych ludzi? Najłatwiejszym i prawdopodobnie najbardziej pomocnym rozwiązaniem (przynajmniej na początku) będą portale społecznościowe.

Kontakty biznesowe najłatwiej znaleźć na LinkedIn. Jak wynika z raportu stworzonego przez dr Bartłomieja Machnika oraz Bartosza Ciemięga aż 71% ankietowanych twierdzi, że na LinkedIn świadomie buduje swoją sieć kontaktów. Stosują pewnego rodzaju selekcję zarówno przy akceptowaniu zaproszeń jak i ich wysyłaniu. Co ciekawe, 22% respondentów posiada na tym portalu sieć kontaktów w przedziale 1001-2500 znajomych. Jak więc widzicie, LinkedIn to naprawdę świetne miejsce do networkingu.

Możecie też z powodzeniem korzystać z Facebooka, Instagrama czy Twittera. Sieć kontaktów można budować dzięki nawiązaniu kontaktów ze starymi znajomymi, utrzymywaniu relacji z byłymi pracownikami czy partnerami biznesowymi. Dobrze jest też pojawiać się na spotkaniach biznesowych, szkoleniach czy wydarzeniach z Twojej branży.

Networking – przez Internet czy w realu?

Nie od dziś wiadomo, że najlepsze znajomości, nieważne czy biznesowe, czy towarzyskie, zawierane są bezpośrednio w trakcie spotkania „twarzą w twarz”. Jak więc pogodzić pracę zdalną i networking? W gronie Wirtualnych Asystentek, z którymi utrzymuję kontakt, przyjęły się „poniedziałkowe kawy”. Na czym polegają? Co tydzień spotykamy się na kawie „online” i rozmawiamy. Czasami o naszych biznesach, czasem o życiu prywatnym. Tak naprawdę temat nie gra większej roli, najważniejsze jest właśnie stałe podtrzymywanie naszych relacji.

Ale wiecie co? Ja jestem typem 100% ekstrawertyka i mimo że mam wielu „internetowych” znajomych, to jednak bardzo chciałam poznać ich na żywo. I dzięki pomocy Eli Nieradko w końcu mogłam spełnić swoje marzenie! 23 lipca spotkałyśmy się w Warszawie z grupą Wirtualnych Asystentek, o czym niejednokrotnie wspominałam na moich mediach społecznościowych. Spotkanie było bardzo owocne. Wymieniliśmy się swoimi spostrzeżeniami i radami. Każdy uczestnik miał okazję opowiedzieć o sobie i swoich doświadczeniach. Wspólnie mogliśmy porozmawiać o budowaniu zespołu, o naszych planach na przyszłość, ale przede wszystkim spędzić razem czas w prawdziwym, a nie wirtualnym świecie. I polecam Wam to z całego serca. Jeśli utrzymujecie z kimś kontakt wyłącznie przez Internet, pomagacie sobie w budowaniu biznesów i wspieracie, pomyślcie o zorganizowaniu spotkania i poznaniu się na żywo.

Jeśli chcecie poznać mnie i inne wirtualne Asystentki, to macie jeszcze możliwość zapisać się na spotkanie organizowane w Krakowie już 06.08! To ostatnia szansa, serdecznie Was zapraszam!

Jestem ciekawa Waszej opinii na temat networkingu. Utrzymujecie kontakty biznesowe, wspieracie się wspólnie z konkurencją czy jednak wolicie działać w pojedynkę? Będzie mi miło, jeśli podzielicie się swoją opinią w komentarzu.

A jeśli dopiero myślisz o rozpoczęciu kariery w wirtualnej asyście i chcesz dowiedzieć się jeszcze więcej na temat networkingu, to zapraszam Cię do mnie na konsultacje na start.

PLAN AWARYJNY

Czy macie plan awaryjny?

Swoją obecną firmę prowadzę już 2 lata, zaczynałam z jednym klientem, obecnie jest ich coraz więcej, a mój apetyt ciągle rośnie. Najczęściej moje współprace są długoterminowe, oparte na relacji z Klientem. Jednak, jak to w relacjach bywa, czasami oczekiwania mogą być różne i potrzebny jest plan awaryjny. Zresztą, uważam, że jest to podstawa, jeśli prowadzisz biznes, bierzesz kredyt czy zmieniasz pracę.

Korporacje rządzą się swoimi prawami

Kiedy pracowałam na etacie, zawsze wszystko chciałam już i natychmiast. Nie rozumiałam, że nie jestem najważniejsza, że jestem tylko pionkiem, z którym nikt się nie liczy. Fakt, nie zawsze tak było, pracując dla małych firm, czułam się zawsze częścią zespołu. Jednak korporacje rządzą się swoimi prawami. Pamiętam, jak bardzo zabolało mnie gdy przy przedłużaniu umowy powiedziałam, że jestem w ciąży, więc dostałam umowę do porodu z możliwością powrotu po okresie macierzyńskim…
Niby wiesz: „chcemy cię, wróć do nas”, a równocześnie z tyłu głowy mój głosik mówiący „nie jesteś warta umowy na czas nieokreślony, bo zaszłaś w ciążę, której się notabene już nie spodziewałaś”. 

Koniec z pracą dla korporacji!

W tamtym momencie obiecałam sobie, że już nigdy nie będę pracowała dla korporacji. Był to też kluczowy moment dla mnie na podjęcie decyzji o założeniu własnej firmy. Teraz, z perspektywy pracodawcy chyba bym się załamała gdybym usłyszała, że moja pracownica jest w ciąży. Są to dla mnie dodatkowe koszty, jednak może nie będę porównywać jednoosobowej firmy do wielkiej korporacji zatrudniającej kilkaset osób.

Plan awaryjny już na starcie?

Jednak, jak wiesz, życie lubi płatać nam figle i czasami zataczamy kręgi, których nie planowaliśmy. W ten właśnie sposób, po roku prowadzenia działalności, gdy moja druga córka poszła do żłobka, ja byłam gotowa na współpracę z większą liczbą klientów. Natknęłam się na ogłoszenie, zaaplikowałam i dostałam zlecenie. 
Od początku nie było wiadomo, jak długo ono potrwa, ale było dla mnie bardzo korzystne. Rozwój mojej firmy zawdzięczam dotacji unijnej i właśnie temu zleceniu dla zagranicznej korporacji. Mój mąż wielokrotnie mówił mi: „słuchaj, to się może skończyć z dnia na dzień, lepiej pomyśl o planie awaryjnym”. Wielokrotnie przyznawałam mu rację i plan awaryjny mam, jednak głosik w głowie powtarzał: „nieee, to jeszcze nie jest ten moment”.

W maju dostałam potwierdzenie, że zlecenie zostanie przedłużone do końca roku, więc postanowiłam na rozwój i zatrudniłam pracownika… a teraz przypadkiem dowiaduję się, że zlecenie może zakończyć się już za kilka tygodni.

Pisząc ten artykuł, mam wiele niewiadomych, gdyż informacja nie jest potwierdzona przez „górę”, która jest na urlopie. Moja głowa pęka w szwach od myśli i planów, strategii działania, w którym kierunku mam pójść, kiedy czarny scenariusz się ziści, a zlecenie się zakończy. Pewnie się zastanawiasz, czemu nie czekam. W sumie to czekam i równocześnie zastanawiam się, jakie elementy mojego planu awaryjnego będę musiała wprowadzić.

Nierówne relacje biznesowe

Wiesz, co jest najśmieszniejsze w tym wszystkim? Chciałam być królową, a czuje się jak pionek na szachownicy. Z drugiej strony, jeśli opierasz swój biznes na pracy dla giganta, to musisz wziąć pod uwagę, że relacja biznesowa nie będzie na równi. Czy zamknę firmę, z powodu tego zlecenia? Nie, a przynajmniej nie mam zamiaru do tego dopuścić. Wystarczająco szybko dywersyfikowałam swoje działania i oparłam firmę na wielu klientach. To właśnie z pozostałymi klientami mam oparty biznes na równych relacjach. Uwielbiam pracę dla nich, chociaż bardzo często po głowie mi chodzi, jakby to było wygodnie pracować tylko dla jednej firmy, dalej jako B2B,
ale jednak nie przełączać się między klientami i projektami. Tak wygodniej, ale zdecydowanie dużo bardziej niebezpiecznie.

Jednak jeśli z jakiegoś powodu, jesteś w niebezpiecznej sytuacji i masz wrażenie, że twój misternie zbudowany domek z kart się wali… zatrzymaj się. Weź głęboki oddech, kilka razy przeanalizuj swoją sytuację i działaj. Zastanów się, czy wolisz ogromny domek z kart, czy mały, ale murowany. Zastanów się, w jaki sposób możesz wykorzystać te karty, które już masz, by zdobyć przewagę. Pamiętaj, że jeśli coś się wydarzyło, to znaczy, że masz w sobie zasoby na podjęcie rękawicy z przeciwnościami losu i wygrana jest tuż za rogiem. Trzeba się tylko podnieść, otrzepać kolana i ruszyć do przodu. 

Jestem ciekawa czy Ty też planujesz i masz plan awaryjny w swoim życiu?

narzędzia do wystawiania faktur

Narzędzia do wystawiania faktur

Wystawianie faktur to nieodzowna część mojej pracy. Po wykonanym zadaniu lub zakończonym projekcie rozliczam się z Klientem i wystawiam fakturę. Na szczęście w Internecie znajdziesz wiele narzędzi, które w tym pomagają. Jeśli jesteś na początku swojej drogi z prowadzeniem firmy i nie masz doświadczenia, nie martw się na zapas. Tym wpisem pokazuję, jak wiele funkcji posiadają narzędzia, z których sama korzystam i jak łatwo je obsługiwać. 

Worktime Expert

Wortkite Expert szerzej opisałam przy okazji artykułu o narzędziach używanych przeze mnie podczas mierzenia czasu pracy. Z tego narzędzia korzystam na co dzień. Dzięki niemu nie tylko monitoruję czas, jaki poświęcam na zadania swoje lub dla danego Klienta, ale też w łatwy sposób wystawiam faktury. Jest to moim zdaniem jedno z lepszych narzędzi, którego używam do wystawiania faktur. Rozliczam tylko te projekty, których aktualnie potrzebuję. W zależności od potrzeb mogę fakturować łącznie lub osobno zadania rozliczane stawkami godzinowymi, lub ryczałtem. W dowolny sposób ustawiam parametry faktury, wybieram język, stawkę VAT, dane sprzedawcy, formę i termin płatności. Aplikację możesz testować w pełnej wersji za darmo przez 14 dni!

ifirma.pl

Z tego programu korzystam na przeglądarce internetowej. Dzięki niemu wystawiam wszystkie rodzaje faktur, a następnie wysyłam je Klientom online. iFirma.pl posiada kalendarz, w którym planuję zadania i projekty oraz przypisuję je konkretny współpracownikom. Narzędzie jest dostępne w dwóch wersjach: darmowej i płatnej. Wersja darmowa umożliwia wystawienie 3 faktur w miesiącu, a wersja rozszerzona kosztuje 150 zł rocznie i umożliwia wystawianie faktur bez jakichkolwiek limitów. Oprogramowanie jest na bieżąco aktualizowane i dzięki temu wystawiane faktury są zawsze zgodne z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa. Wszystkie dane, zarówno moje jak i moich Klientów są bezpieczne i posiadają cyfrowe zabezpieczenia. Moim zdaniem jest to wystarczające narzędzie do wystawiania faktur, jeśli dopiero zaczynasz prowadzenie firmy.

Fakturowania

To kolejny system do łatwego wystawianie faktur. Działa bardzo intuicyjnie, więc poradzisz z nim sobie, nawet jeśli nie masz doświadczenia. W programie fakturowania.pl wystawiam następujące dokumenty: faktury VAT, faktury proforma, faktury zaliczkowe i końcowe, faktury walutowe, faktury z odwrotnym obciążeniem, faktury MP, faktury RR, faktury marża, faktury korygujące, noty korygujące, rachunki, paragony, KP, KW, zamówienia, WNT, WDT, noty księgowe, dowody wewnętrzne, import usług, własny dokument nie księgowy, inne faktury. Wystarczy, że raz wpiszesz dane Klienta i zostaną one zapamiętane oraz automatycznie uzupełnią się przy kolejnej fakturze. Dzięki temu zaoszczędzisz cenny czas. Narzędzie działa bardzo podobnie do ifirma.pl. Tutaj także nie muszę martwić się o poufne dane. Są one dobrze zabezpieczone i przechowywane w chmurze. Możesz też użyć wtyczki do WooCommerce, wtedy faktury w sklepie wystawiają się same. Narzędzie jest dostępne bezpłatnie i umożliwia wystawienie 3 faktur na miesiąc. Dostęp do wersji płatnej otrzymasz już od 8 zł miesięcznie, co pozwoli Ci na wystawianie nielimitowanej liczby faktur. Narzędzie możesz także testować w wersji premium przez 30 dni za darmo!

Virtas

Chciałabym Wam przedstawić również jedne a najnowszych narzędzi, które łączy w sobie tracker, aplikację do raportowania i fakturowania. Narzędzie jest ciągle udoskonalane i powstaje z realnej potrzeby. Jej twórcy widzą, czego brakuje nam na rynku i starają się stworzyć narzędzie łączące kluczowe funkcjonalności kilku innych. Aplikacja Virtas na chwilę obecną obsługuje tylko dwie waluty i jedynie kilka stawek VAT. Ale to, co ją wyróżnia i daje przewagę nad innymi programami do fakturowania to zautomatyzowany proces pracy. Wystarczy, że podasz stawkę godzinową i dane Klienta, a aplikacja sama wyliczy należność.

Dodatkową opcją jest naliczanie nadgodzin. Możesz też rozliczać się pakietowo. Jeśli nie wykorzystasz całego limitu godzin ustalonego z Klientem, niewykorzystane godziny możesz przenieść na kolejny miesiąc. System sam wykrywa te godziny i odpowiednio dostosowuje do tego fakturę, dzięki czemu przy kolejnej fakturze nie musisz o tym pamiętać.

Takie opcje zostały dodane na prośbę użytkowników, co potwierdza, że twórcy aplikacji reagują na sugestie i liczą się z ich potrzebami. Virtas analizuje przychody i pomaga wyselekcjonować najbardziej rentownych Klientów. Faktury są bezpiecznie przechowywane w chmurze. Firma ma w planach dodanie opcji umożliwiającej wysyłanie faktur z poziomu aplikacji bezpośrednio na maila Klienta. Zdradzę wam sekret! Już na dniach będzie organizowana akcja promocyjna. Cena za korzystanie z aplikacji wyniesie 29.99 netto za miesiąc. Będziecie mieć możliwość przetestowania narzędzia przez 14 dni za darmo.

Więcej na temat aplikacji VirtAS znajdziecie w filmie, który szczegółowo wyjaśnia działanie tego narzędzia. 

Oprócz wyżej wymienionych narzędzi w Internecie znajdziesz całą masę programów do tworzenia faktur. Większość z nich działa na podobnej zasadzie. Najczęściej różnią się limitem wystawienia bezpłatnych faktur i dodatkowymi opcjami. Z czystym sumieniem mogę polecić te 4 programy, bo wszystkich używałam osobiście. Najlepiej jednak samemu przetestować każdy nich (tym bardziej, że dają możliwość testowania za darmo przez określony czas) i wybrać narzędzie, które będzie spełniać Twoje oczekiwania.

A jeśli potrzebujesz pomocy z fakturami, zapraszam do skorzystania z mojej oferty. Z chęcią poprowadzę Twoją wirtualną recepcję.

Bodypositive

Bodypositive

Montując jedną z rolek pomyślałam, że podzielę się z Wami moim zdaniem na temat bodypositive️ i odkryję się trochę przed Wami… Temat, który chcę poruszyć nie jest łatwy, ale bardzo ważny. Osobiście uważam, że trzeba o nim mówić. Ciałopozytywność to nic innego, jak akceptowanie swojego ciała. Tylko wiecie, jeśli ktoś potrzebuje akceptacji ze świata, żeby zaakceptować siebie, to wtedy nie zawsze jest to proste. 

Samoakceptacja jest ważna dla nas i naszych dzieci

W podstawówce i liceum nie miałam nawet grosza akceptacji dla siebie, zawsze uważałam się za dużą. Miałam wrażenie, że tak postrzega mnie otoczenie.  Nie znałam wtedy pojęcia bodypositive. Faktycznie, byłam jedną z krąglejszych dziewczyn. Z badań opublikowanych w najnowszym raporcie Światowej Organizacji Zdrowia wynika, że aż 39% dziewczynek w wieku 11 lat uważa, że są “za grube”. Takie samo zdanie na swój temat ma aż 52% dziewczyn i 31% chłopców w wieku 15 lat. Znaczna większość dzieci poddanych badaniu nie czuje akceptacji i wsparcia ze strony znajomych i rodziny. 

Z biegiem czasu, kiedy ważniejsze stawało się dla mnie to, co ja myślę, a nie inni, to zmieniała się też akceptacja mojego ciała. Owszem, jak tylko waga idzie w górę, to poziom akceptacji dla siebie maleje, ale nie ze względu na to jak wyglądam, a jak się sama ze sobą czuję. Bo za nadwagą i otyłością nie idzie tylko zmiana wyglądu, ale przede wszystkim wpływa to na nasze zdrowie. 

Bodypositive w ciąży

W pierwszej ciąży, zamiast cieszyć się tym, że noszę moją wspaniałą córeczkę pod sercem, zastanawiałam się, ile przytyję i czy będzie mi ciężko zrzucić nadprogramowe kilogramy. Kontrolowałam swoje jedzenie maksymalnie. Niestety przez pierwsze 3 miesiące musiałam leżeć i nie mogłam nawet pomyśleć o jodze dla ciężarnych. Po narodzinach Oli okazało się, że mam stan zapalny tarczycy i nadprogramowe kilogramy spadły same. Wraz z nimi zgubiłam też połowę włosów, których nie odzyskałam do dziś.  Za to kilogramy wróciły z nawiązką po drugiej ciąży. 

Wiele kobiet w ciąży nie akceptuje siebie, boi się o swoją wagę. Zamiast skupić się na tym co ważne, kilkanaście razy dziennie analizują swój wygląd. Jest to jednak zrozumiałe, bo według informacji zamieszczonej na portalu mjakmama24.pl nadmierny przyrost wagi w ciąży dotyczy 41%  kobiet. Zdaniem lekarzy kobieta w ciąży nie powinna przytyć więcej niż 18 kg. Taki wzrost wagi nie powinien wpłynąć negatywnie na jej zdrowie i samopoczucie.

Czuję się dobrze w swoim ciele

Obecnie, będąc mamą dwójki dzieci, po studiach psychologicznych i kilku terapiach mogę powiedzieć: dobrze czuję się w swoim ciele. I tak się zastanawiam, ile z Was powie na głos: lubię siebie, podobam się sobie? 

Znam wiele osób, które noszą rozmiar XS, S, M i nie akceptują siebie czy swojego ciała. Uważają, że mają za duży brzuch, za małe piersi, nie taki podbródek. Słysząc te uwagi, zawsze się zastanawiałam, o co im chodzi? Przecież są piękne. Równocześnie znam też parę osób w rozmiarze L czy XL, które kochają swoje ciało i akceptują siebie w pełni. Czasami tak jest, ponieważ od początku były otoczone osobami, które akceptowały je i kochały takie, jakie są. Czasami jest to praca w postaci diety i ćwiczeń, czasem praca w postaci terapii. 

Jaki z tego płynie wniosek? To czy akceptujemy siebie i kochamy swoje ciało, nie wynika z naszego rozmiaru, a z tego co jest w naszej głowie. Z badań przeprowadzonych przez Jennifer Crocker specjalizującą się w psychologii społecznej na Ohio State University, 9 na 10 kobiet zadeklarowało, że “wolałoby mieć amputowaną nogę niż nadwagę”. Mnie to stwierdzenie poraziło i przeraziło bo o ile amputacja jest permanentna, to nadwaga już nie.

Tylu ilu jest ludzi na świecie, tyle jest rodzajów sylwetek i typów urody. Każdy jest inny, ale piękny na swój sposób. Najważniejsze, żeby nie popadać ze skrajności w skrajność i dbać o siebie, nawet jeśli mamy kilka nadprogramowych kilogramów lub niedowagę. 

Praca siedząca? Ruch to podstawa!

W pracy Wirtualnej Asystentki spędzam każdego dnia kilka do kilkunastu godzin w pozycji siedzącej. Z tego względu w ostatnim kwartale 2021 roku postanowiłam wprowadzić dwie ważne zmiany w moim życiu.

1. Regularnie trenuję

Początkowo było bardzo ciężko, nawet nakręciłam o tym rolkę. Pamiętam, jak osoby, które regularnie trenują, mówiły mi: “zobaczysz, to przestanie być trudne, zmienisz to w nawyk”. Nie wierzyłam. Tak naprawdę dalej nie zgadzam się z tym, że dbanie o siebie przestanie być trudne. To jest strasznie trudne. Ale warto. I rzeczywiście po pewnym czasie zmienia się to w nawyk. Kiedy wypadnie mi coś niespodziewanie i muszę zrezygnować z treningu, to najpierw próbuję go przesunąć na inną godzinę. Staram się nie rezygnować i nie odpuszczać. Od kiedy trenuję, czuję się o niebo lepiej. I polecam to każdemu. A już w szczególności tym, którzy spędzają większość dnia przed komputerem.

2. Zmieniłam samochód na rower i nogi

Wynika to z dwóch czynników: mieszkam w centrum miasta i w zasadzie większość rzeczy jestem w stanie załatwić nie wsiadając do samochodu. Druga sprawa to korki i ceny za parking. Uwierz mi, szybciej jestem w stanie pojechać rowerem na pocztę czy do urzędu miasta niż wybrać się tam samochodem. Jednak muszę przyznać, że w zimie stawiam na samochód. Parę razy wybrałam się rowerem i jakoś nie było to dla mnie nic przyjemnego.

Zdrowe odżywianie to połowa sukcesu

Chciałabym jeszcze wprowadzić jedną zdrową zmianę: regularne, odpowiednio zbilansowane posiłki. Obawiam się jednak, że to będzie dla mnie trochę jak wejście na Mount Everest. Nie powiem, w swoim życiu wprowadzałam odpowiednio zbilansowane diety wielokrotnie, jednak stare nawyki zawsze do mnie wracają. Nie potrafię całkowicie zmienić podejścia do jedzenia, a jak tylko zaczynam robić drobne odstępstwa, to pstrykam palcami i odpowiednio zbilansowana dieta jest już tylko snem, z którego nagle się obudziłam. Znasz to? 

Jak wynika z artykułu opublikowanego na portalu dietetycy.org.pl, większość ludzi nie zjada 5 posiłków dziennie. Najczęściej pomijamy śniadania, które powinny stanowić podstawę zdrowego i racjonalnego odżywiania. Czas to zmienić!

Podsumowując, bycie bodypositive to nie tylko mówienie o akceptacji siebie. W moim odczuciu to dbanie o siebie, działanie z szacunkiem dla siebie i swojego ciała. A jakie jest Wasze zdanie na temat bodypositive? Jaki macie stosunek do sportu? Lubicie spędzać aktywnie wolny czas? 

Koniecznie dajcie znać w komentarzu!